Muss ich GEMA-freie Musik bei der GEMA anmelden? Nachweis, Ablauf und Praxisbeispiele 2026

Einleitung

Muss GEMA-freie Musik überhaupt bei der GEMA angemeldet werden?
Warum kann trotz GEMA-freier Musik ein Nachweis erforderlich sein?
Und welche Unterlagen sollten Unternehmen 2026 bereithalten?

Viele Unternehmer denken: Wenn Musik GEMA-frei ist, habe ich mit der GEMA überhaupt nichts mehr zu tun. Das klingt zunächst logisch, ist in der Praxis aber nur ein Teil der Wahrheit.

Die praktische Antwort für 2026 lautet: Wird GEMA-freie Musik öffentlich genutzt, sollte die Nutzung bei der GEMA gemeldet beziehungsweise mit den erforderlichen Unterlagen zur Prüfung vorgelegt werden. Das bedeutet nicht automatisch, dass GEMA-Vergütungen anfallen.

Entscheidend ist vielmehr, dass das Unternehmen nachvollziehbar belegen kann, dass tatsächlich ausschließlich Musik eingesetzt wird, deren relevante Rechte nicht von der GEMA wahrgenommen werden.

Die Antwort vorweg

Der wichtigste Merksatz lautet deshalb: GEMA-frei bedeutet nicht, dass ein Unternehmen nichts dokumentieren muss. GEMA-frei bedeutet, dass keine GEMA-Vergütung für das entsprechende Repertoire anfällt, wenn die GEMA-Freiheit nachvollziehbar belegt werden kann.

Wann wird Musik öffentlich genutzt?

Für die Praxis ist zunächst entscheidend, ob die Musik privat oder öffentlich genutzt wird. Öffentliche Nutzung kann beispielsweise vorliegen, wenn Musik für Kundinnen, Kunden, Gäste, Patientinnen, Besucher oder Veranstaltungsteilnehmer hörbar ist.

Eine private Feier im engen Familien- und Freundeskreis ist davon grundsätzlich zu unterscheiden.

Warum die GEMA einen Nachweis verlangt: die GEMA-Vermutung

Hinter der Nachweispflicht steht die sogenannte GEMA-Vermutung. Vereinfacht bedeutet sie: Bei der öffentlichen Wiedergabe von Tanz- und Unterhaltungsmusik wird zunächst vermutet, dass zumindest teilweise GEMA-Repertoire genutzt wird.

Diese Vermutung kann widerlegt werden. Dafür reicht jedoch nicht immer die pauschale Aussage: „Wir spielen ausschließlich GEMA-freie Musik.“

Was das Urteil des Landgerichts Frankenthal deutlich macht

Ein Urteil des Landgerichts Frankenthal vom 18. März 2025, Aktenzeichen 6 S 4/24, zeigt, wie wichtig konkrete Nachweise sein können.

Ein allgemeiner Vertrag mit einem Anbieter GEMA-freier Musik allein kann in einem Streitfall zu wenig sein, wenn sich daraus nicht ausreichend nachvollziehen lässt, welche konkreten Werke genutzt wurden und wer die jeweiligen Urheber sind.

Welche Angaben besonders wichtig sind

• vollständiger Titel des Musikstücks
• Name der Komponistin oder des Komponisten
• bei Songs auch Angaben zur Textdichterin oder zum Textdichter
• gegebenenfalls Bearbeiter
• gegebenenfalls Verlag beziehungsweise weitere relevante Rechteinformationen

Ein Künstler- oder Bandname allein kann zu ungenau sein, wenn nicht ersichtlich wird, welche natürlichen Personen tatsächlich als Urheber beteiligt sind.

Wie läuft die Meldung bei einer Veranstaltung ab?

Wer bei einer öffentlichen Veranstaltung ausschließlich GEMA-freie Musik einsetzen möchte, sollte das Thema bereits vor der Veranstaltung sauber planen.

1. Legen Sie vorab fest, dass tatsächlich ausschließlich GEMA-freies Repertoire verwendet wird.
2. Bei einem DJ sollte eine freigegebene Setlist beziehungsweise ein klar definiertes Repertoire vereinbart werden.
3. Melden Sie die öffentliche Veranstaltung vorab über das GEMA-Onlineportal an und weisen Sie auf GEMA-freies Repertoire hin.
4. Reichen Sie nach einer Liveveranstaltung die vollständige Setlist bei der GEMA ein und kennzeichnen Sie sie als GEMA-frei.
5. Bewahren Sie Lizenz, Setlist und Urheberangaben gemeinsam für spätere Rückfragen auf.

Die Sechs-Wochen-Frist bei Liveveranstaltungen

Für Liveveranstaltungen nennt die GEMA eine Frist von spätestens sechs Wochen nach der Aufführung für die Einreichung der Setlist.

Wird nach der Prüfung bestätigt, dass kein GEMA-Repertoire gespielt wurde, fällt für die entsprechende Veranstaltung keine GEMA-Vergütung für dieses Repertoire an.

Wie funktioniert es bei dauerhafter Hintergrundmusik?

Bei einem Geschäft, Restaurant, Hotel, Fitnessstudio oder einer Praxis gibt es oft keine einzelne Veranstaltung und keine dauerhaft identische Playlist.

Deshalb ist hier besonders wichtig, eine gewerbliche Musiklösung einzusetzen, die die öffentliche Wiedergabe am jeweiligen Standort ausdrücklich abdeckt.

Diese Unterlagen sollten vorhanden sein

• Lizenzbestätigung
• Vertrags- und Nutzungsbedingungen
• Angaben zu den lizenzierten Standorten
• Informationen zum eingesetzten Repertoire
• Tracklisten oder Streaminformationen
• bei wechselnden Streams möglichst eine Abspiel- oder Streamhistorie

Gerade bei wechselnden Streams sollte später nachvollziehbar sein, welcher Stream in welchem Zeitraum an welchem Standort eingesetzt wurde.

GEMA-frei bedeutet nicht urheberrechtsfrei

Auch GEMA-freie Musik kann urheberrechtlich oder leistungsschutzrechtlich geschützt sein und eine kostenpflichtige Lizenz erfordern. Der Begriff „GEMA-frei“ bedeutet deshalb nicht, dass überhaupt keine Rechte existieren.

Werk und Aufnahme getrennt betrachten

Eine historische Komposition kann gemeinfrei sein. Eine moderne Einspielung dieses Werkes kann trotzdem eigene Rechte an der konkreten Aufnahme enthalten.

GEMA-frei bedeutet nicht automatisch GVL-frei

GEMA und GVL betreffen unterschiedliche Rechtebereiche. Während die GEMA insbesondere Rechte von Komponisten und Textdichtern wahrnimmt, spielen bei der GVL unter anderem Rechte ausübender Künstler und Tonträgerhersteller eine Rolle.

Eine professionelle Unternehmenslizenz sollte deshalb nicht nur auf das Werk schauen, sondern auch klären, ob die Rechte an der konkreten Aufnahme und die geplante öffentliche Wiedergabe abgedeckt sind.

Private Streamingkonten sind keine Business-Lizenz

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, GEMA-freie Titel über ein privates Spotify-, Apple-Music- oder YouTube-Konto im Betrieb abzuspielen.

Welche Unterlagen Unternehmen archivieren sollten

1. Lizenzbestätigung mit Standort, Nutzungsart und Laufzeit.
2. Vollständige Titelliste mit Komponisten, Textdichtern und gegebenenfalls Bearbeitern.
3. Nachweise über die öffentliche Wiedergabe und die Rechte an den verwendeten Aufnahmen.
4. Abspielprotokolle, Streamhistorien oder andere Nutzungsnachweise.
5. Sämtliche relevante Korrespondenz mit der GEMA.

Je sauberer diese Informationen abgelegt sind, desto geringer ist das Risiko, bei einer späteren Rückfrage hektisch Unterlagen zusammensuchen zu müssen.

PureLicence als dokumentierbare Business-Lösung

PureLicence bietet GEMA-freie Musik für unterschiedliche Unternehmensbereiche wie Handel, Gastronomie, Hotels, Fitnessstudios, Praxen, Veranstaltungen und Filialbetriebe.

Zu einer professionellen Nutzung gehört neben der eigentlichen Musiklizenz auch eine nachvollziehbare Dokumentation des verwendeten Repertoires. Lizenzbestätigung, Nutzungsbeschreibung sowie verwendete Titel und Streams sollten deshalb gemeinsam archiviert werden.

Checkliste: GEMA-freie Musik richtig dokumentieren

• Ist die öffentliche Nutzung durch Ihre Lizenz ausdrücklich erlaubt?
• Ist der jeweilige Standort dokumentiert?
• Gibt es eine vollständige Liste der verwendeten Titel?
• Sind Komponisten, Textdichter und gegebenenfalls Bearbeiter benannt?
• Ist die Rechteposition der konkreten Aufnahme geklärt?
• Gibt es eine Stream- oder Abspielhistorie?
• Wurde die Nutzung beziehungsweise Veranstaltung gegenüber der GEMA korrekt gemeldet oder zur Prüfung vorgelegt?
• Ist die Setlist bei Liveveranstaltungen fristgerecht eingereicht worden?
• Ist die GEMA-Korrespondenz zentral archiviert?

Fazit: GEMA-frei bedeutet nicht „nichts tun“

Muss GEMA-freie Musik bei der GEMA angemeldet werden? Für die öffentliche Nutzung lautet die praktische Antwort 2026: Die Nutzung sollte gemeldet beziehungsweise prüffähig nachgewiesen werden.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass GEMA-Vergütungen entstehen. Entscheidend ist, dass das verwendete Repertoire vollständig und nachvollziehbar als GEMA-frei belegt werden kann.

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