Hintergrundmusik im Unternehmen wirkt auf Atmosphäre, Markenwahrnehmung, Verweildauer und das Erleben von Kunden und Mitarbeitenden. In einem Filialnetz wird daraus jedoch schnell ein komplexes Beschaffungsprojekt: Marketing möchte einen konsistenten Markensound, der Einkauf verlangt transparente Kosten, die IT benötigt eine sichere und wartbare Architektur, und Recht oder Compliance wollen nachvollziehbare Nutzungsrechte.

Eine gute Ausschreibung übersetzt diese Perspektiven in prüfbare Anforderungen. Statt allgemeiner Formulierungen wie „moderne Musiklösung für alle Standorte“ braucht es konkrete Angaben zu Nutzungsorten, Musikzonen, Repertoire, Dayparting, Werbejingles, Offline-Betrieb, Rollenrechten, Support, Schnittstellen, Vertragslaufzeit und Exit. Nur dann lassen sich Angebote sachgerecht bewerten.

Die wichtigste Regel
Nicht zuerst ein Produkt ausschreiben, sondern den gewünschten Betrieb. Definieren Sie, was in welcher Filiale, zu welcher Tageszeit, bei welcher Netzqualität und mit welchen Rechten funktionieren muss. Erst danach entscheiden Sie, ob eine reine Cloud-Lösung, eine SoftwareBridge mit lokalem Datenträger, ein Hardware-Player oder ein hybrides Modell am besten passt.

Inhaltsverzeichnis

Warum Instore-Radio mehr als eine Playlist ist
Projektumfang und Ausgangslage erfassen
Rollen von Einkauf, Marketing, IT und Betrieb
Muss-Kriterien für Rechte und Lizenzierung
Musikalische und redaktionelle Anforderungen
Jingles, Werbespots und lokale Informationen
Dayparting, Zonen und zentrale Steuerung
Technische Architektur und Endgeräte
Offline-Fähigkeit und Business Continuity
Informationssicherheit und Datenschutz
Service Level, Support und Betrieb
Kostenmodell und Total Cost of Ownership
Pilot, Testfälle und Abnahme
Bewertungsmatrix für die Vergabe
Muster-Muss-Kriterien für die Ausschreibung
Typische Warnsignale in Angeboten
Einführung in mehreren Filialen
PureLicence und PureStation als integriertes Modell
Kompakte Gesamtcheckliste
FAQ
Fazit
Quellen und rechtlicher Hinweis

1. Warum Instore-Radio mehr als eine Playlist ist

Ein Instore-Radio verbindet vier Leistungsbereiche: Musik und Redaktion, Rechte und Lizenzierung, technische Verteilung sowie laufenden Betrieb. Die beste Playlist ist wertlos, wenn sie im falschen Tagesabschnitt läuft, bei Internetausfall verstummt oder der Vertrag die öffentliche gewerbliche Wiedergabe nicht abdeckt. Umgekehrt hilft eine technisch perfekte Plattform wenig, wenn das Repertoire nicht zur Marke passt oder lokale Teams die Lautstärke und Senderauswahl beliebig verändern.

Leistungsbereich	Zentrale Frage	Typisches Risiko
Rechte	Darf das Repertoire an allen vorgesehenen Standorten öffentlich und gewerblich genutzt werden?	Unklare GEMA-/GVL-Situation, fehlende Standortabdeckung oder nur private Nutzungsrechte
Musik & Marke	Passt die Musik zu Zielgruppe, Tageszeit, Raum und Markenidentität?	Beliebige Playlists, Wiederholungen, unpassende Texte oder fehlende redaktionelle Betreuung
Technik	Wie gelangt das Signal stabil, sicher und administrierbar in jede Zone?	Netzabhängigkeit, proprietäre Hardware, hoher Rollout- und Austauschaufwand
Betrieb	Wer reagiert bei Störungen, Inhaltswünschen, Filialänderungen und Sicherheitsupdates?	Unklare Zuständigkeiten, lange Ausfälle, versteckte Servicekosten

2. Projektumfang und Ausgangslage erfassen

Vor Veröffentlichung der Ausschreibung sollte das Unternehmen eine belastbare Standort- und Nutzungsinventur erstellen. Diese Daten bestimmen Architektur, Lizenzumfang und Preis. Unklare Mengengerüste führen fast zwangsläufig zu Nachträgen oder nicht vergleichbaren Angeboten.

☐ Anzahl der bestehenden Standorte und geplante Neueröffnungen während der Vertragslaufzeit
☐ Adresse, Land, Zeitzone und Öffnungszeiten jedes Standortes
☐ Anzahl der getrennten Musikzonen pro Standort
☐ Verkaufs-, Gäste-, Trainings- oder Warteflächen und besondere Nutzungsarten
☐ Vorhandene Verstärker, Lautsprecher, Windows-PCs, Netzwerke und lokale Speichermedien
☐ Verfügbare Internetanbindung, typische Bandbreite, Proxy, Firewall und Gastnetz-Trennung
☐ Gewünschte Musikstile, Markenausschlüsse, Zielgruppen und Tageszeitlogik
☐ Bedarf an zentralen und lokalen Werbejingles, Pflichtinformationen und Live-Durchsagen
☐ Aktuelle GEMA-, GVL- oder Anbieter-Verträge sowie Kündigungsfristen
☐ Verantwortliche Ansprechpartner in Zentrale, IT, Marketing und Filialbetrieb

Mengengerüst mit Optionen
Nennen Sie nicht nur die heutige Filialzahl. Fordern Sie Staffelpreise und verbindliche Konditionen beispielsweise für 1 bis 10, 11 bis 50, 51 bis 100 und mehr als 100 Standorte. So bleibt das Modell bei Wachstum oder Konsolidierung kalkulierbar.

3. Rollen von Einkauf, Marketing, IT und Betrieb

Bereich	Verantwortung in der Ausschreibung	Abnahmefragen
Einkauf	Preisstruktur, Vertragslaufzeit, Preisgleitklauseln, Haftung, Exit, Vergleichbarkeit	Sind alle Kosten über die Laufzeit enthalten? Welche Leistungen sind optional?
Marketing	Markensound, Zielgruppen, Genres, Dayparting, Jingles, Kampagnen, Sperrlisten	Erzeugt das Programm die gewünschte Atmosphäre und bleibt die Marke konsistent?
IT	Architektur, Netzwerk, Endgeräte, Rollen, Updates, Monitoring, Offline-Betrieb, Security	Lässt sich das System sicher und mit vertretbarem Aufwand betreiben?
Recht/Compliance	Rechtekette, GEMA/GVL, Standortumfang, Datenschutz, Nachweise, Freistellung	Kann der Anbieter alle Nutzungsrechte und Datenflüsse dokumentieren?
Operations/Filialen	Bedienbarkeit, Lautstärke, lokale Ausnahmen, Störungsprozess, Schulung	Funktioniert die Lösung im Tagesgeschäft ohne Spezialwissen?

Ein häufiger Fehler ist, dass nur der Einkauf und ein technischer Ansprechpartner beteiligt sind. Instore-Radio ist jedoch ein dauerhaft hörbarer Markenkanal. Marketing und Filialbetrieb sollten deshalb nicht erst beim Pilot, sondern bereits bei den Anforderungen mitentscheiden.

4. Muss-Kriterien für Rechte und Lizenzierung

Die öffentliche Wiedergabe von Musik im Geschäft ist eine rechtlich relevante Nutzung. Bei GEMA-Repertoire ist grundsätzlich die passende GEMA-Lizenz zu berücksichtigen; bei Aufnahmen können zusätzlich Leistungsschutzrechte der GVL betroffen sein. Alternativ kann ein Anbieter ein vollständig außerhalb von GEMA und GVL lizenziertes Repertoire bereitstellen. In beiden Modellen muss der Anbieter transparent erklären, welche Rechte er selbst liefert und welche Pflichten beim Auftraggeber verbleiben.

Muss-Anforderung	Erwarteter Nachweis
Öffentliche gewerbliche Wiedergabe ist ausdrücklich erlaubt	Vertragsklausel mit Nutzungsart, Laufzeit, Gebiet, Standorten und Zonen
GEMA-/GVL-Status des Repertoires ist eindeutig	Bei GEMA-Repertoire: Abgrenzung zur GEMA-/GVL-Lizenz; bei GEMA-frei: titelbezogene Rechte- und Repertoiredokumentation
Rechte an den Tonaufnahmen sind geklärt	Nachweis zu Künstlern, Produzenten, Labels oder Masterrechteinhabern
Alle Standorte sind erfasst	Standortanlage, Lizenzzählung und Prozess für Eröffnung, Schließung und Umzug
Jingles und Spots dürfen eingebunden werden	Regelung zu Produktions-, Sprecher-, Musik-, Master- und Nutzungsrechten
Nachweise bleiben nach Vertragsende verfügbar	Export- und Aufbewahrungsregelung für Verträge, Titel- und Abspielhistorien
Haftung und Freistellung sind nachvollziehbar	Haftungsumfang, Mitwirkungspflichten und Verfahren bei Rechteansprüchen

Keine pauschale „Rechtssicherheit“ akzeptieren
Fordern Sie konkrete Dokumente statt Werbeformulierungen. Ein allgemeines Zertifikat ohne Repertoirebezug, Rechteinhaber, Nutzungsumfang und Laufzeit ist als alleiniger Nachweis zu schwach.

5. Musikalische und redaktionelle Anforderungen

Marketing sollte die gewünschte Wirkung beschreiben, nicht nur Genres aufzählen. „Pop, Lounge und Charts“ ist zu unpräzise. Besser sind Zielbilder: morgens freundlich und unaufdringlich, mittags etwas dynamischer, am späten Nachmittag aktivierend, abends wärmer und entspannter. Der Anbieter muss daraus ein redaktionelles Konzept mit klaren Ausschlüssen entwickeln.

☐ Mindestens drei kuratierte Musterprogramme für relevante Tagesabschnitte
☐ Angabe von Genre, Energie, Tempo, Vokalanteil, Bekanntheitsgrad und Aktualisierungsrhythmus
☐ Ausschluss expliziter Inhalte, politischer Botschaften oder nicht markenkonformer Themen
☐ Sperrlisten für einzelne Titel, Interpreten, Genres, Sprachen oder Epochen
☐ Regeln gegen zu häufige Wiederholung und nachvollziehbare Rotationslogik
☐ Option für saisonale Programme wie Weihnachten, Sommer, Kampagnen und Events
☐ Konzept für unterschiedliche Zielgruppen und regionale Abweichungen
☐ Verfahren für Feedback, Musikwünsche und redaktionelle Korrekturen
☐ Regelmäßige Qualitätsreviews mit Marketing und Betriebsverantwortlichen

Test mit realen Öffnungszeiten
Beurteilen Sie das Programm nicht nur in einer 20-minütigen Demo. Lassen Sie im Pilot vollständige Tagesverläufe und mehrere Wochentage laufen. Erst dann werden Wiederholungen, Stimmungsbrüche und problematische Titel sichtbar.

6. Jingles, Werbespots und lokale Informationen

Ein Instore-Radio kann weit mehr als Musik verteilen. Es kann Aktionen, Serviceinformationen, Öffnungszeiten, Arbeitgeberbotschaften und lokale Hinweise transportieren. Damit daraus kein störender Werbekanal wird, braucht die Ausschreibung klare Regeln für Produktion, Freigabe, Häufigkeit und Priorität.

Anforderung	Zu definieren
Zentrale Kampagnen	Start, Ende, Filialgruppen, Tageszeiten, maximale Wiederholungen und Freigabeprozess
Lokale Jingles	Wer darf Inhalte einstellen? Welche Vorlagen und Freigaben gelten?
Pflicht- und Sicherheitsansagen	Priorität, sofortige Ausspielung, Protokollierung und mögliche Live-Durchsage
Produktion	Sprecher, Musikbett, Korrekturschleifen, Formate, Lautheitsanpassung und Nutzungsrechte
Werbeplan	Minuten- oder Titelabstände, Werbeblöcke, Ausschluss direkt hintereinander
Reporting	Wann und an welchen Standorten wurde ein Jingle tatsächlich ausgespielt?

Fordern Sie eine getrennte Rollenlogik: Die Zentrale darf beispielsweise bundesweite Kampagnen steuern, regionale Verantwortliche nur ihre Filialgruppe und lokale Mitarbeitende höchstens vorab freigegebene Inhalte aktivieren. So bleibt die Markenführung kontrolliert.

7. Dayparting, Zonen und zentrale Steuerung

Dayparting bezeichnet die planmäßige Anpassung von Musik, Lautstärke und Werbeinhalten nach Tageszeit. In einem professionellen System sollte der Plan zentral erstellt, für Standortgruppen kopiert und bei Bedarf lokal mit begrenzten Rechten angepasst werden können.

Funktion	Mindestanforderung
Zeitplanung	Pläne nach Wochentag, Uhrzeit, Feiertag, Saison und Kampagne
Standortgruppen	Zuweisung nach Region, Format, Zielgruppe, Fläche oder Marke
Musikzonen	Unabhängige Programme für Verkaufsraum, Lounge, Gastronomie, Umkleide oder Trainingsfläche
Lautstärke	Definierte Grundpegel, lokale Obergrenzen und dokumentierte Verantwortlichkeit
Ausnahmen	Zeitlich befristete Sonderpläne mit automatischer Rückkehr zum Standard
Vorschau und Freigabe	Planvorschau, Vier-Augen-Freigabe und Versionierung
Protokollierung	Nachvollziehbar, wer wann welchen Plan geändert hat

8. Technische Architektur und Endgeräte

Die Ausschreibung sollte technische Ziele formulieren, ohne unnötig ein bestimmtes Gerätekonzept vorzuschreiben. Eine proprietäre Hardwarebox kann sinnvoll sein, verursacht aber Beschaffung, Versand, Lagerhaltung, Austauschlogistik und Elektroschrott. Eine Windows-basierte SoftwareBridge kann vorhandene Systeme nutzen, zentral aktualisiert werden und lokale Datenträger als Offline-Speicher einbinden. Anbieter sollten beide Ansätze anhand von TCO, Wartbarkeit und Ausfallsicherheit erklären.

Prüfpunkt	Fragen an den Anbieter
Client/Player	Browser, Windows-Software, App oder proprietäre Box? Welche Systemvoraussetzungen gelten?
Audioausgabe	Welche Schnittstellen, Soundkarten, Verstärker und Zonen werden unterstützt?
Netzwerk	Benötigte Ports, Protokolle, Domains, Bandbreite, Proxy- und Firewall-Unterstützung
Installation	Sind lokale Administratorrechte nötig? Gibt es Silent Installation und zentrale Verteilung?
Updates	Wie werden Sicherheits- und Funktionsupdates verteilt, getestet und zurückgerollt?
Monitoring	Sind Online-Status, letzter Kontakt, Player-Version, Audiozustand und Speicherstatus sichtbar?
Fernwartung	Welche Zugriffswege bestehen und wie werden sie protokolliert?
Skalierung	Wie werden 10, 100 oder 1.000 Standorte angelegt, gruppiert und migriert?

Hardwareneutral ausschreiben
Formulieren Sie beispielsweise: „Die Lösung muss einen stabilen Betrieb mit vorhandener Standardhardware oder einem nachvollziehbar begründeten Player ermöglichen.“ So können Softwarelösungen und Hardwareboxen fair nach Gesamtkosten und Betrieb bewertet werden.

9. Offline-Fähigkeit und Business Continuity

Ein Instore-Radio darf bei einer kurzen Netzstörung nicht sofort verstummen. Fordern Sie einen automatischen, getesteten Offline-Betrieb. Ein lokaler Datenträger in Verbindung mit einer SoftwareBridge kann hierfür besonders flexibel sein: Die Musikreserve liegt im Unternehmen, der Speicher kann bedarfsgerecht dimensioniert und bei Defekt mit Standardkomponenten ersetzt werden. Das vermeidet die Abhängigkeit von einer proprietären Hardwarebox.

Testfall	Erwartetes Verhalten
Internet wird während der Wiedergabe getrennt	Nahtloser oder kurzer definierter Übergang auf lokalen Bestand ohne manuelles Eingreifen
Ausfall dauert mehrere Stunden oder Tage	Ausreichende lokale Rotation ohne auffällige Wiederholungen
PC oder Player startet ohne Internet neu	Offline-Programm startet automatisch und ohne Benutzeranmeldung
Verbindung kehrt zurück	Automatische Rückkehr zum Live- oder Zentralprogramm nach definierter Regel
Lokaler Datenträger fehlt oder ist beschädigt	Klare Fehlermeldung, Monitoring-Alarm und definierter Ersatzprozess
Playlist oder Lizenz ändert sich	Kontrollierte Aktualisierung des lokalen Bestands und Entfernung nicht mehr freigegebener Titel
Jingles im Offline-Betrieb	Definierte Kampagnen und Pflichtansagen laufen nach lokal verfügbarem Plan weiter

Ausschreibungstipp
Fordern Sie keine abstrakte Aussage wie „Offline möglich“. Verlangen Sie die garantierte Offline-Dauer, den Speicherbedarf, die Aktualisierungslogik, das Verhalten bei Neustart und einen praktischen Abnahmetest durch physisches Trennen der Internetverbindung.

10. Informationssicherheit und Datenschutz

Auch ein Musiksystem ist ein externer IT-Dienst. Das BSI empfiehlt bei Cloud-Diensten unter anderem klare Leistungsbeschreibungen, Service Level, Sicherheitsanforderungen und eine Exit-Strategie. Für Instore-Radio sind besonders Rollen, Zugangsschutz, Updateprozesse, Protokollierung und die Trennung vom produktiven Unternehmensnetz relevant.

☐ Mandantenfähige Rollen- und Rechteverwaltung nach dem Minimalprinzip
☐ Mehrfaktor-Authentifizierung für zentrale Administratoren, sofern angeboten
☐ Verschlüsselte Übertragung und angemessener Schutz lokal gespeicherter Daten
☐ Dokumentierte Rechenzentrums-, Hosting- und Unterauftragnehmerstruktur
☐ Vertrag zur Auftragsverarbeitung, falls personenbezogene Daten verarbeitet werden
☐ Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Benutzer, Protokolle und Supportdaten
☐ Sicherheitsupdates, Schwachstellenprozess und Meldeweg bei Vorfällen
☐ Exportierbare Audit-Logs für administrative Änderungen
☐ Netzwerksegmentierung und keine unnötigen eingehenden Verbindungen
☐ Exit-Konzept: Datenexport, Kontolöschung und Deinstallation nach Vertragsende

Datenschutz ist nicht automatisch ein Großprojekt: Werden nur technische Standortkennungen und keine personenbezogenen Daten verarbeitet, ist der Umfang begrenzt. Sobald jedoch Benutzerkonten, Namen, E-Mail-Adressen, Supportaufzeichnungen oder personenbezogene Nutzungsprotokolle gespeichert werden, müssen Rollen und Verträge sauber geregelt sein.

11. Service Level, Support und Betrieb

SLA-Baustein	Beispiel für eine prüfbare Anforderung
Verfügbarkeit	Monatliche Plattformverfügbarkeit mit klaren Ausnahmen und Messmethode
Prioritäten	P1: flächiger Ausfall; P2: einzelne Filiale; P3: Funktions- oder Inhaltsfrage
Reaktionszeit	Zeit bis zur qualifizierten Rückmeldung je Prioritätsklasse
Wiederherstellung	Zielzeit oder Workaround für kritische Störungen
Supportzeiten	Werktags, erweitert oder 24/7; Zeitzone und Sprachen
Monitoring	Proaktive Erkennung von Offline-Playern und fehlgeschlagenen Updates
Wartung	Ankündigungsfrist, Wartungsfenster und Notfallwartung
Reporting	Monatlicher Bericht zu Verfügbarkeit, Vorfällen, Standorten und Inhaltsausspielung
Eskalation	Benannte Ansprechpartner und Management-Eskalationsweg

Offline ist kein Ersatz für Support
Ein lokaler Notfallbestand verhindert Stille, löst aber die Ursache nicht. SLA und Monitoring müssen sicherstellen, dass ein Standort nicht wochenlang unbemerkt im Offline-Modus läuft.

12. Kostenmodell und Total Cost of Ownership

Vergleichen Sie nicht nur den monatlichen Lizenzpreis. Relevant sind alle Kosten über die geplante Laufzeit. Ein scheinbar günstiger Hardware-Player kann durch Rollout, Ersatzgeräte, Versand und lokale Techniker teurer werden als eine Softwarelösung. Umgekehrt kann eine reine Cloud-Lösung zusätzliche Investitionen in Netzqualität oder lokale Fallback-Technik erfordern.

Kostenblock	In der Ausschreibung abfragen
Einmalig	Setup, Projektleitung, Schnittstellen, Player, Installation, Schulung, Migration
Laufend	Lizenz pro Standort/Zonen, Support, Monitoring, Hosting, redaktionelle Betreuung
Inhalte	Jingle-Produktion, Sprecher, Korrekturen, Sonderprogramme, individuelle Sender
Technik	Hardwaremiete oder -kauf, Ersatz, Versand, Datenträger, Fernwartung
Rechte	Welche GEMA-/GVL- oder weiteren Lizenzkosten sind enthalten beziehungsweise nicht enthalten?
Wachstum	Staffelpreise, neue Standorte, temporäre Standorte und Testfilialen
Vertragsende	Datenexport, Deinstallation, Rücksendung, Restwert, Löschung und Exit-Unterstützung
Preisänderung	Indexierung, Ankündigungsfrist, Sonderkündigungsrecht und Obergrenze

Vergleichsgröße
Lassen Sie alle Anbieter einen Gesamtpreis für dasselbe Referenzszenario ausweisen, zum Beispiel 100 Standorte, je eine Zone, 36 Monate, zwei zentrale Jingles pro Monat, Offline-Fallback und Standard-Support. Nur so werden Angebote vergleichbar.

13. Pilot, Testfälle und Abnahme

Ein Pilot sollte nicht nur ein kostenloser Demo-Zugang sein. Er muss die wichtigsten technischen und redaktionellen Risiken abbilden. Empfehlenswert sind drei bis fünf unterschiedlich ausgestattete Standorte, darunter mindestens ein Standort mit schwacher Internetanbindung und einer mit mehreren Musikzonen.

Pilotziele, Verantwortliche, Laufzeit und Erfolgskriterien schriftlich festlegen.
Technische Installation mit Standard- und Problemstandort durchführen.
Mehrere vollständige Tagesprogramme und ein Wochenende testen.
Internet physisch trennen und Offline-Verhalten einschließlich Neustart prüfen.
Zentrale und lokale Jingles planen, freigeben, ausspielen und protokollieren.
Rollen, Standortgruppen, Sperrlisten und zeitlich begrenzte Sonderpläne testen.
Supportfall eröffnen und Reaktionszeit sowie Qualität bewerten.
Filialfeedback strukturiert erfassen; nicht nur subjektive Einzelmeinungen sammeln.
Abweichungen in einer Mängelliste dokumentieren und vor Vergabe klären.
Produktivabnahme mit klaren Muss-Kriterien und Übergabeunterlagen durchführen.

Abnahmekriterium	Bestanden, wenn …
Rechte	Verträge und Nachweise für das angebotene Repertoire vollständig vorliegen
Musikqualität	Marketing die Programme freigibt und keine kritischen Wiederholungen oder Inhalte feststellt
Offline	Der definierte Fallback in allen Testfällen automatisch funktioniert
Administration	Standorte, Gruppen, Rollen und Pläne ohne Anbieterhilfe verwaltet werden können
Jingles	Zentrale und lokale Inhalte korrekt terminiert und nachgewiesen werden
Support	Teststörung innerhalb der vereinbarten Zeit qualifiziert bearbeitet wird
Dokumentation	Betriebs-, Installations-, Rechte- und Notfallunterlagen vollständig sind

14. Bewertungsmatrix für die Vergabe

Die Gewichtung muss zur Unternehmensstrategie passen. Für ein großes Filialnetz sollte der Preis nicht allein dominieren. Rechte, Betriebssicherheit und Markenpassung sind Ausschluss- oder Qualitätskriterien, deren Fehler wesentlich teurer werden können als eine moderate Preisdifferenz.

Bewertungsbereich	Beispielgewicht	Bewertungsinhalt
Rechte & Compliance	25 %	Rechtekette, GEMA/GVL-Modell, Standortumfang, Nachweise, Haftung
Musik & Marketing	20 %	Markenpassung, Redaktion, Dayparting, Sperrlisten, Jingles
Technik & Offline	20 %	Architektur, Installation, Monitoring, Fallback, Skalierung
Betrieb & SLA	15 %	Support, Reaktionszeiten, Updates, Reporting, Eskalation
Gesamtkosten	15 %	TCO über Referenzlaufzeit einschließlich Rollout und Exit
Migration & Zukunft	5 %	Pilot, Rollout, Schnittstellen, Exit und Weiterentwicklung

Bewerten Sie Qualitätskriterien auf einer einheitlichen Skala, etwa von null bis fünf Punkten. Definieren Sie vor Angebotsöffnung, was null, drei und fünf Punkte bedeuten. Muss-Kriterien werden nicht mit schlechten Punkten kompensiert, sondern führen bei Nichterfüllung zum Ausschluss.

15. Muster-Muss-Kriterien für die Ausschreibung

Die folgenden Formulierungen können als Ausgangspunkt verwendet und an das Unternehmen angepasst werden:

☐ Der Anbieter räumt für sämtliche bereitgestellten Titel die öffentliche gewerbliche Wiedergabe an allen beauftragten Standorten ein.
☐ Der Anbieter legt transparent dar, welche GEMA-, GVL- oder sonstigen Vergütungen enthalten sind und welche vom Auftraggeber separat zu tragen sind.
☐ Bei als GEMA- und GVL-frei angebotenem Repertoire stellt der Anbieter prüffähige titelbezogene Rechte- und Repertoireangaben bereit.
☐ Die Lösung unterstützt zentrale Zeitpläne, Standortgruppen, Musikzonen und zeitlich befristete Sonderprogramme.
☐ Die Lösung ermöglicht zentrale und lokale Jingles mit Rollen-, Freigabe- und Protokollierungsfunktion.
☐ Bei Ausfall der Internetverbindung erfolgt ein automatischer Offline-Betrieb mit lokalem Musikbestand ohne manuelles Eingreifen.
☐ Der Player startet nach Strom- oder Systemausfall automatisch und setzt die Wiedergabe gemäß gültigem Plan fort.
☐ Der Anbieter stellt Systemvoraussetzungen, Netzwerkziele, Ports, Bandbreite und Updateverfahren vollständig dar.
☐ Administratoren können Standorte, Rollen, Pläne und Status zentral verwalten und exportieren.
☐ Der Anbieter benennt SLA, Supportzeiten, Reaktionszeiten, Eskalationswege und geplante Wartungsfenster.
☐ Alle Preise werden für das vorgegebene Referenzszenario über die gesamte Vertragslaufzeit ausgewiesen.
☐ Nach Vertragsende werden Daten exportiert, Konten gelöscht und Clients beziehungsweise Player geordnet außer Betrieb genommen.

Wichtig für die Vergleichbarkeit
Fordern Sie zu jedem Muss-Kriterium eine eindeutige Antwort: erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt. Bei „teilweise“ muss der Anbieter Abweichung, Zusatzkosten und geplanten Liefertermin nennen.

16. Typische Warnsignale in Angeboten

Warnsignal	Warum kritisch
„Alle Rechte inklusive“ ohne Anlage	Es bleibt unklar, welches Repertoire, welche Standorte und welche Nutzungsarten gemeint sind.
Nur private Streamingkonten oder frei verfügbare Plattformen	Nutzungsbedingungen können die gewerbliche öffentliche Wiedergabe ausschließen.
Offline bedeutet nur kurzer Cache	Ein Puffer von wenigen Minuten ist kein ausfallsicherer Notbetrieb.
Proprietäre Box ohne TCO und Exit	Austausch, Versand, Rückgabe und Anbieterwechsel können teuer und langsam werden.
Keine Testmöglichkeit bei Netztrennung	Die zentrale Ausfallsicherheitsbehauptung bleibt ungeprüft.
Unbegrenzte lokale Administrationsrechte	Markensteuerung und Sicherheit werden durch unkontrollierte Änderungen gefährdet.
Preis nur „ab“ oder ohne Referenzszenario	Angebote sind nicht vergleichbar und Nachträge wahrscheinlich.
Keine Abspiel- oder Änderungsprotokolle	Kampagnen, Rechteprüfung und Störungsanalyse sind kaum nachvollziehbar.
Kein dokumentierter Exit	Daten, Hardware oder lokale Installationen bleiben nach Vertragsende ungeklärt.

17. Einführung in mehreren Filialen

Nach erfolgreichem Pilot sollte der Rollout in Wellen erfolgen. Beginnen Sie mit einer repräsentativen Gruppe, stabilisieren Sie Installation und Support und skalieren Sie anschließend. Jede Welle benötigt eine aktuelle Standortliste, einen technischen Ansprechpartner und eine definierte Abnahme.

Phase	Ergebnis
1. Vorbereitung	Verträge, Rechte, Musikprofile, Netzwerkfreigaben, Installationspaket und Schulung stehen bereit
2. Pilot	Technik, Musik, Offline und Support sind anhand dokumentierter Tests freigegeben
3. Rollout-Welle 1	Begrenzte Zahl repräsentativer Standorte mit enger Begleitung
4. Skalierung	Standardisierter Remote- oder Vor-Ort-Prozess für weitere Filialgruppen
5. Stabilisierung	Fehlerquote, Offline-Status, Supportvolumen und Musikfeedback werden ausgewertet
6. Regelbetrieb	Monatliche Reports, Quartalsreviews, Kampagnenplanung und Standortänderungen laufen im Standardprozess

Für Filialen sollte es eine kurze Betriebsanweisung geben: Wer darf die Lautstärke verändern? Was ist bei Stille zu prüfen? Wann wird der Support kontaktiert? Darf ein privates Smartphone angeschlossen werden? Eine klare Regel verhindert, dass die zentrale Lösung durch improvisierte lokale Quellen umgangen wird.

18. PureLicence und PureStation als integriertes Modell

PureLicence verbindet klar lizenziertes, GEMA- und GVL-freies Repertoire mit PureStation-Radiostreams, Marken- und Werbejingles sowie Lösungen für mehrere Standorte. Für Ausschreibungen ist besonders die PureStation Windows SoftwareBridge interessant: Sie kann auf vorhandener Windows-Infrastruktur eingesetzt und mit einem lokalen Datenträger gekoppelt werden, der bei Internetausfall den Musikbetrieb absichert.

Gegenüber einer proprietären Hardwarebox kann dieses Modell mehrere Vorteile bieten: weniger separate Geräte, einfachere zentrale Updates, frei dimensionierbarer Standardspeicher, geringerer Austausch- und Versandaufwand sowie eine flexiblere Integration in die vorhandene IT. Entscheidend ist dennoch immer der konkrete Standort: Systemvoraussetzungen, Audioanbindung, Netzwerk und Offline-Speicher werden im Pilot geprüft.

Ausschreibungsanforderung	PureLicence/PureStation-Ansatz
Rechte	Dokumentiertes GEMA- und GVL-freies Business-Repertoire mit gewerblicher Nutzung
Marke	Verschiedene Radiostreams, individuelle Programme, Werbejingles und Informationsansagen
Filialsteuerung	Zentrale Bereitstellung für Standorte und definierte Musikprofile
Ausfallsicherheit	Windows SoftwareBridge in Verbindung mit lokalem Datenträger als Offline-Fallback
Hardware	Nutzung vorhandener Standard-Windows-Systeme statt zwingender proprietärer Playerbox
Beratung	Abstimmung von Branche, Zielgruppe, Tageszeiten, Zonen und Kampagnen

Weitere Informationen und eine individuelle Ausschreibungsberatung: https://purelicence.de

Praxisvorteil der SoftwareBridge
Die lokale Ausfallsicherung wird nicht in eine geschlossene Sonderbox verlagert. Sie bleibt als nachvollziehbare Software- und Speicherarchitektur in der vorhandenen Unternehmens-IT integrierbar und kann dadurch leichter skaliert, überwacht und ersetzt werden.

19. Kompakte Gesamtcheckliste

☐ Standorte, Zonen, Öffnungszeiten und Internetqualität vollständig erfasst
☐ Einkauf, Marketing, IT, Recht und Filialbetrieb in der Projektgruppe vertreten
☐ Rechte- und Lizenzmodell einschließlich GEMA/GVL eindeutig beschrieben
☐ Titel-, Master- und Nutzungsnachweise als Vertragsbestandteil gefordert
☐ Musikprofile, Dayparting, Sperrlisten und Aktualisierung definiert
☐ Zentrale und lokale Jingles einschließlich Freigabe und Reporting spezifiziert
☐ Technische Architektur, Ports, Installation, Updates und Monitoring dokumentiert
☐ Offline-Dauer, lokaler Speicher, Neustart und Rückkehr ins Netz praktisch testbar
☐ Rollen, Protokolle, Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Exit geklärt
☐ SLA, Support, Eskalation und Wartungsfenster vereinbart
☐ TCO über ein identisches Referenzszenario berechnet
☐ Pilot mit realen Standorten und Abnahmetests geplant
☐ Bewertungsmatrix und Punktedefinition vor Angebotsöffnung festgelegt
☐ Rollout-Wellen, Schulung und Filial-Betriebsanweisung vorbereitet
☐ Regelmäßige Reviews für Musik, Betrieb, Kosten und Rechte eingeplant

20. FAQ

Was ist der wichtigste Unterschied zwischen einem Musikstream und einem Instore-Radio?

Ein Instore-Radio umfasst neben der Musikquelle typischerweise Rechte, zentrale Programmsteuerung, Standortverwaltung, Dayparting, Jingles, Offline-Betrieb, Monitoring und Support.

Sollte der Preis das wichtigste Vergabekriterium sein?

Nein. Rechte, Ausfallsicherheit und Markenpassung sind für ein Filialnetz oft ebenso wichtig. Sinnvoll ist eine gewichtete Qualitäts- und Kostenbewertung.

Muss ein Anbieter GEMA und GVL im Preis enthalten?

Nicht zwingend. Er muss aber eindeutig erklären, ob er GEMA-/GVL-Repertoire liefert, ob der Auftraggeber separate Verträge benötigt oder ob ein dokumentiertes GEMA- und GVL-freies Repertoire angeboten wird.

Welche Rechte-Nachweise sollte ich fordern?

Vertragsumfang, Standort- und Gebietsgeltung, Repertoire- beziehungsweise Titelangaben, Urheber, Interpreten, Masterrechte, Laufzeit und erlaubte Nutzungsarten.

Ist eine Hardwarebox immer zuverlässiger als Software?

Nein. Zuverlässigkeit hängt von Architektur, Monitoring, Offline-Speicher und Betriebsprozess ab. Eine SoftwareBridge auf Standard-Windows-Hardware kann flexibler, leichter wartbar und günstiger zu ersetzen sein.

Wie lange sollte ein Offline-System funktionieren?

Das Unternehmen sollte eine konkrete Mindestdauer anhand der eigenen Ausfallrisiken festlegen, etwa mehrere Betriebstage. Entscheidend sind Rotation, Speicher, Neustartfähigkeit und Aktualisierung.

Reicht ein Cache als Offline-Lösung?

Ein kurzer Streamingpuffer reicht nicht. Ein belastbarer Fallback benötigt einen lokalen, lizenzierten Musikbestand und einen automatischen Umschalt- und Wiederanlaufprozess.

Welche Filialen gehören in den Pilot?

Mindestens ein typischer Standort, ein technisch schwieriger Standort, ein Standort mit mehreren Zonen und ein Standort mit hoher Kundenfrequenz.

Wie prüfe ich die Musikqualität objektiver?

Mit vorher definierten Markenprofilen, Sperrkriterien, vollständigen Tagesverläufen, Wiederholungsanalyse und strukturiertem Feedback mehrerer Standorte.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Wenn der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, etwa Benutzerkonten oder personenbezogene Supportdaten, ist die datenschutzrechtliche Rollenverteilung zu prüfen und gegebenenfalls ein AV-Vertrag abzuschließen.

Welche Jingle-Funktionen sind besonders wichtig?

Zeitplanung, Filialgruppen, Freigaben, maximale Wiederholungen, Lautheitsanpassung, Prioritäten und ein Ausspielnachweis.

Wie verhindere ich lokale Privat-Playlists?

Durch klare Betriebsanweisung, begrenzte Rechte, zuverlässigen Offline-Betrieb und einen schnellen Support. Mitarbeitende greifen häufig nur dann zu privaten Quellen, wenn die offizielle Lösung ausfällt oder unpassend ist.

Was gehört in die Exit-Regelung?

Export von Standort-, Plan-, Rechte- und Reportingdaten, Löschung von Konten, Deinstallation, Rückgabe von Hardware, Unterstützung beim Übergang und klare Fristen.

Kann PureStation ohne proprietäre Hardwarebox eingesetzt werden?

Das Konzept der Windows SoftwareBridge ist auf den Einsatz in vorhandener Windows-Umgebung und die Kopplung mit einem lokalen Datenträger ausgelegt. Die konkrete Eignung wird anhand der Infrastruktur im Pilot geprüft.

21. Fazit

Eine professionelle Instore-Radio-Ausschreibung verbindet Rechte, Marke, Technik und Betrieb. Sie beginnt mit einem sauberen Mengengerüst und endet nicht bei einer Monatsgebühr. Unternehmen sollten prüfbare Muss-Kriterien, ein identisches Referenzszenario, einen realistischen Pilot und eine vorab definierte Bewertungsmatrix verwenden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die vollständige Rechtekette, die öffentliche gewerbliche Nutzung, das Verhalten bei Internetausfall, Rollen und Protokolle, SLA und Exit. Bei der Technik sollte die Ausschreibung lösungsoffen bleiben. Eine Windows SoftwareBridge mit lokalem Datenträger kann gegenüber einer proprietären Hardwarebox die flexiblere und wirtschaftlichere Architektur sein, sofern Installation, Sicherheit und Abnahme sauber umgesetzt werden.

Wer diese Punkte berücksichtigt, beschafft nicht nur Musik, sondern einen stabilen, nachweisbaren und markengerechten Kommunikationskanal für alle Standorte.

22. Quellen und rechtlicher Hinweis

Die folgenden Quellen wurden am 22. Juli 2026 für die rechtliche und technische Einordnung geprüft. Maßgeblich sind stets die aktuellen Verträge, Tarifblätter und der konkrete Einsatzfall.

GEMA – Hintergrundmusik anmelden – https://www.gema.de/de/musiknutzer/hintergrundmusik
GEMA – Tarife 2026 und Tarifblätter – https://www.gema.de/de/musiknutzer/tarifuebersicht/tarife-2026
GEMA – Tarif R für Hörfunksendungen und Ladenfunk – https://www.gema.de/de/musiknutzer/tarifuebersicht/tarif-r
GVL – Tarifübersicht und Lizenzierungsbereiche – https://gvl.de/rechtenutzerinnen/rechtenutzerinnen-und-die-gvl/tarifuebersicht
Urheberrechtsgesetz – öffentliche Wiedergabe und Leistungsschutzrechte – https://www.gesetze-im-internet.de/urhg/