Einleitung
Was muss ein belastbarer GEMA-Freistellungsnachweis 2026 enthalten?
Warum reicht ein allgemeines „GEMA-frei“-Zertifikat häufig nicht aus?
Und welche Unterlagen sollten Unternehmen für Repertoireprüfung, Kontrolle oder Streitfall archivieren?
Viele Anbieter werben mit einem „GEMA-Zertifikat“, einer „Freistellungserklärung“ oder einem pauschalen Hinweis auf GEMA-freie Musik. Für Unternehmen klingt das beruhigend. Bei einer Nachfrage der GEMA oder in einem gerichtlichen Verfahren entscheidet jedoch nicht die Überschrift des Dokuments, sondern ob die Angaben konkret, vollständig, widerspruchsfrei und überprüfbar sind.
Ein professionelles Nachweispaket muss deshalb deutlich mehr leisten als ein dekoratives Zertifikat. Es sollte die konkrete Nutzung, das tatsächlich verwendete Repertoire, sämtliche beteiligten Urheber, die Rechte an der Aufnahme und die vollständige Rechtekette nachvollziehbar dokumentieren.
Die Antwort vorweg
Die wichtigste Praxisregel lautet: Je besser jeder einzelne Titel, jede Rechteposition und jeder Nutzungszeitraum dokumentiert ist, desto belastbarer ist die Nachweiskette.
Was ein GEMA-Freistellungsnachweis tatsächlich leisten muss
Ein prüffähiger Nachweis beantwortet drei voneinander getrennte Fragen:
1. Repertoirefrage
Gehören die verwendeten Werke zum von der GEMA oder einer verbundenen ausländischen Verwertungsgesellschaft wahrgenommenen Repertoire?
2. Lizenzfrage
Hat das Unternehmen vom tatsächlichen Rechteinhaber die erforderlichen Rechte für die konkrete gewerbliche oder öffentliche Nutzung erhalten?
3. Aufnahmefrage
Sind neben Komposition und Text auch die Rechte der ausübenden Künstler und des Tonträgerherstellers beziehungsweise Produzenten geklärt?
Ein Dokument kann bei der Repertoirefrage richtig liegen und trotzdem bei Nutzungsrechten oder Aufnahme fehlen. Deshalb ist „nicht bei der GEMA“ nicht gleichbedeutend mit „frei nutzbar“.
Freistellung und Nachweis sind nicht dasselbe
Eine Freistellungsklausel ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Anbieter und Kunde. Sie kann regeln, dass der Anbieter bestimmte Ansprüche Dritter wirtschaftlich übernimmt.
Eine solche Klausel ist sinnvoll, ersetzt aber keinen Repertoirenachweis. Für eine Prüfung müssen die tatsächlich verwendeten Werke, Urheber und Rechtepositionen nachvollziehbar sein.
Warum ein pauschales Zertifikat häufig nicht ausreicht
Die GEMA verlangt bei GEMA-freier öffentlicher Musiknutzung eine prüffähige Repertoiregrundlage. Der in der Vorlage beschriebene Fragebogen arbeitet titelbezogen mit Angaben wie Musiktitel, Komponist, Texter, Bearbeiter und Verlag.
Eine Aussage wie „Alle Titel unseres Portals sind GEMA-frei“ lässt sich dagegen nicht einzelnen Werken und beteiligten Personen zuordnen.
Lehren aus dem Urteil des LG Frankenthal 2025
- Die bloße Behauptung ausschließlich GEMA-freier Musik genügt nicht.
- Alle beteiligten Urheber müssen benannt werden.
- Bei Liedern mit Text gehören die Textdichter dazu.
- Ein Band- oder Gruppenname ersetzt nicht die natürlichen Personen hinter dem Werk.
- Die Recherche nach fehlenden Komponisten und Textern kann nicht vollständig auf die GEMA verlagert werden.
- Ein allgemeiner Anbieter-Vertrag kann allein zu wenig sein, wenn konkrete Werke und Urheber nicht prüfbar dokumentiert sind.
Die GEMA-Repertoiresuche ist ein sinnvoller Kontrollschritt, nach der Vorlage aber ausdrücklich kein abschließender Freistellungsbescheid.
Die zwölf Pflichtbausteine eines belastbaren Nachweises
| Baustein | Was enthalten sein sollte |
|---|---|
| 1. Dokumentbezeichnung | Nachweistyp, Nachweisnummer, Version, Ausstellungsdatum und Anlagenbezug. |
| 2. Lizenznehmer | Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisterangaben und bei Filialisten die erfassten Standorte. |
| 3. Anbieter / Rechtegeber | Firma, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner und Grundlage der Rechtevergabe. |
| 4. Nutzungsumfang | Öffentliche Wiedergabe, Standorte, Räume, Zeitraum, Stream, Offline-Nutzung, Geräte und gegebenenfalls Events. |
| 5. Titelbezogene Repertoireliste | Titel, Version, Katalognummer, Album, Laufzeit, ISRC, Labelcode und Veröffentlichungsjahr, soweit vorhanden. |
| 6. Sämtliche Urheber | Vollständige Namen von Komponisten, Textdichtern und Bearbeitern; Künstlernamen nur ergänzend. |
| 7. Verlage / weitere Rechteinhaber | Beteiligte Verlage, Co-Verlage und sonstige Rechteinhaber. |
| 8. Verwertungsgesellschaftsstatus | Titel- und zeitraumbezogene Erklärung zur Nichtwahrnehmung durch GEMA und verbundene ausländische Gesellschaften. |
| 9. Rechtekette | Lückenlose Verbindung zwischen Urheber, Künstler, Produzent, Label, Anbieter und Endkunde. |
| 10. Leistungsschutzrechte | Interpreten, Produzenten/Tonträgerhersteller und Rechte an der konkreten Aufnahme. |
| 11. Laufzeit und Aktualisierung | Gültigkeitszeitraum, neue und entfernte Titel, historische Repertoirestände und Statusänderungen. |
| 12. Authentifizierung | Name und Funktion des Ausstellers, Datum, Kontakt, digitale Signatur, Prüfcode oder Portalreferenz. |
Titelbezogene Repertoireliste: das Herzstück
Die wichtigste Anlage ist die vollständige Repertoireliste. Jeder tatsächlich nutzbare beziehungsweise abgespielte Titel sollte eindeutig identifizierbar sein.
☐ exakter Titel
☐ Version, Mix oder Bearbeitung
☐ interne Katalognummer
☐ Album
☐ Laufzeit
☐ ISRC oder weitere Kennung, soweit vorhanden
☐ vollständige Namen aller Komponisten
☐ vollständige Namen aller Textdichter
☐ vollständige Namen aller Bearbeiter
☐ Künstlernamen plus Zuordnung zu bürgerlichen Namen
☐ beteiligte Verlage und weitere Rechteinhaber
☐ Verwertungsgesellschaftsstatus
Bei dynamischen Streams sollte die aktuelle Repertoireliste durch eine Abspielhistorie ergänzt werden. Nur so lässt sich später feststellen, welche Titel im konkreten Prüfzeitraum tatsächlich verfügbar oder abgespielt waren.
Rechtekette und Aufnahmerechte
Zwischen Urheber, Künstler, Produzent, Label, Anbieter und Unternehmenskunden darf keine unklare Lücke bestehen.
Ein Unternehmen muss nicht zwingend sämtliche Künstlerverträge im Original besitzen. Der Anbieter sollte aber verbindlich bestätigen können, dass er die erforderlichen Rechte wirksam erworben hat und geeignete Belege auf Nachfrage bereitstellen kann.
GEMA-frei ist nicht automatisch GVL-frei
Die Rechte an Komposition und Text sind von den Rechten an der konkreten Aufnahme zu unterscheiden. Sänger, Musiker, Produzenten oder Tonträgerhersteller können eigene Leistungsschutzrechte besitzen.
Musteraufbau für Zertifikat und Anlagen
| Baustein | Empfohlener Inhalt |
|---|---|
| A. Dokumentkopf | Titel, Nachweisnummer, Version, Ausstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum |
| B. Lizenznehmer | Firma, Rechtsform, Anschrift, Kundennummer, Standorte |
| C. Rechtegeber | Anbieter, Anschrift, Vertretungsberechtigter, Kontakt, Grundlage der Rechteübertragung |
| D. Nutzungsumfang | Öffentliche Wiedergabe, Räume, Standorte, Gebiet, Zeitraum, Stream/Offline, Geräte, Events |
| E. Repertoireanlage | Titel, Version, Katalog-ID, ISRC, Album, Laufzeit, Urheber, Verlag |
| F. Aufnahme- und Künstlerrechte | Interpreten, Produzent/Tonträgerhersteller, Leistungsschutzrechte |
| G. Verwertungsgesellschaftsstatus | Titelbezogene Erklärung zu GEMA und ausländischen Partnergesellschaften |
| H. Rechtekette | Bestätigung wirksamen Rechteerwerbs und der Unterlizenzierungsbefugnis |
| I. Aktualisierung | Änderungsdienst, Versionen, Archivierung alter Repertoirestände |
| J. Authentifizierung | Name und Funktion des Ausstellers, Unterschrift oder digitaler Prüfmechanismus |
Welche Anlagen besonders wichtig sind
- Anlage 1: vollständige Titelliste mit sämtlichen Urhebern und Verlagen
- Anlage 2: Standorte, Räume und freigegebene Wiedergabearten
- Anlage 3: Rechteinhaber- oder Künstlererklärungen beziehungsweise dokumentierte Rechtekette
- Anlage 4: Interpreten, Produzenten und Rechte an den Aufnahmen
- Anlage 5: Abspielhistorie, Setlist oder Stream-Log für den geprüften Zeitraum
- Anlage 6: Lizenzvertrag, Rechnung und Nachweis der gültigen Vertragslaufzeit
- Anlage 7: bisherige GEMA-Korrespondenz und schriftliches Ergebnis der Repertoireprüfung
GEMA-frei, GVL-frei und gewerblich lizenziert
Eine privat erworbene Datei, CD oder Streaming-Mitgliedschaft berechtigt nicht automatisch zur öffentlichen Wiedergabe im Unternehmen.
Der Nachweis muss die konkrete Business-Nutzung ausdrücklich abdecken. Dazu können beispielsweise gehören:
- öffentliche Hintergrundmusik im Geschäft
- Wiedergabe in Hotel, Gastronomie, Fitness oder Praxis
- mehrere Räume oder Standorte
- Streams und lokale Offline-Wiedergabe
- Kurse oder Veranstaltungen
- gegebenenfalls Videos, Social Ads, Podcasts oder Werbung, sofern vereinbart
Ablauf im Unternehmen: vom Anbietercheck bis zur GEMA-Prüfung
- Einsatz definieren: Standorte, Räume, Musikquellen und Nutzungsarten erfassen.
- Anbieter prüfen: Rechtekette, Repertoiredaten, Business-Lizenz und Aufnahmerechte schriftlich abfragen.
- Nachweispaket anlegen: Zertifikat, Vertrag, Rechnung, Repertoireliste, Rechteerklärungen und Standortanlage speichern.
- Technik begrenzen: Nur freigegebene Streams und Geräte zulassen.
- Nutzung dokumentieren: Setlists, Abspielhistorien oder Katalog-Snapshots archivieren.
- GEMA-Verfahren beachten: Veranstaltungen anmelden und bei Dauerbetrieb Repertoireunterlagen zur Prüfung bereitstellen.
- Schriftliches Ergebnis sichern: Rückfragen beantworten und GEMA-Korrespondenz zur Rechteakte nehmen.
- Regelmäßig aktualisieren: Neue Titel, Standorte, Anbieterwechsel und Lizenzänderungen dokumentieren.
Digitale Rechteakte: sinnvolle Ordnerstruktur
| Ordner | Inhalt |
|---|---|
| 01 Vertrag und Rechnungen | Lizenzvertrag, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsnachweise |
| 02 Lizenz- und Freistellungsnachweis | Aktuelle Zertifikate, Nachweisnummern und Gültigkeitszeiträume |
| 03 Repertoirelisten und Urheberdaten | Aktuelle und historische Titellisten samt Urhebern |
| 04 Aufnahme- und Künstlerrechte | Interpreten, Produzenten, Master- und Leistungsschutzrechte |
| 05 Standorte und Nutzungsarten | Filialen, Räume, Zonen, Geräte und zulässige Nutzungen |
| 06 Abspielhistorien und Setlists | Logs, Streamverläufe und Veranstaltungssetlists |
| 07 GEMA-Meldungen und Antworten | Anmeldungen, Rückfragen und Prüfergebnisse |
| 08 historische Versionen | Anbieterwechsel, alte Katalogstände und frühere Lizenzstände |
Benennen Sie außerdem eine verantwortliche Person für Musikrechte und definieren Sie, wer Streams, Playlists oder Geräte verändern darf.
Praxisbeispiele
Café mit GEMA-freiem Stream
Business-Lizenz, aktuelle Repertoireliste, Urheberdaten, Aufnahmerechte und monatliche Abspielprotokolle werden gemeinsam archiviert.
Fitnesskette mit 25 Studios
Masterlizenz, Standortanlage, zentral verwaltete Geräte, versionierte Katalogliste und standortbezogene Logs.
Firmenveranstaltung
Veranstaltung anmelden, vollständige Setlist einreichen und pro Titel Lizenz- und Urheberdaten vorhalten.
Dynamischer Stream
Statisches Zertifikat reicht nicht. Versionierte Repertoireexports und historische Abspielprotokolle sind entscheidend.
Gemischte Playlist
98 GEMA-freie Titel machen zwei GEMA-Titel nicht automatisch mit frei. Das Programm darf nicht pauschal als GEMA-frei bezeichnet werden.
Klassisches Werk, neue Aufnahme
Ein gemeinfreies Werk kann in einer modernen Aufnahme oder Bearbeitung erneut relevante Aufnahme- oder Bearbeitungsrechte enthalten.
Typische Fehler und rote Flaggen
| Rote Flagge | Warum problematisch |
|---|---|
| Nur „100 % GEMA-frei“ | Ohne Titel- und Urheberliste nicht prüffähig. |
| Nur Band- oder Künstlername | Benötigt werden die natürlichen Personen hinter Komposition, Text und Bearbeitung. |
| „Nach unserem Wissen“ | Ohne verbindliche Rechteerklärung und Belege schwach. |
| Keine Auslandsprüfung | Ein Nichtmitglied der GEMA kann über eine ausländische Gesellschaft vertreten sein. |
| Keine Aufnahmerechte | Werkrechte sind geklärt, Interpret und Produzent fehlen jedoch. |
| Nur private Lizenz | Öffentliche Wiedergabe im Betrieb ist nicht abgedeckt. |
| Keine Standortabdeckung | Die tatsächlich beschallten Filialen bleiben unklar. |
| Keine historische Dokumentation | Aktueller Katalog beweist nicht, was früher abgespielt wurde. |
| Freistellung statt Beweis | Haftungsübernahme ersetzt keine Repertoireprüfung. |
| Private Mitarbeitergeräte | Spotify oder YouTube können die saubere Rechtekette unterbrechen. |
Die große Unternehmens-Checkliste
Hauptnachweis
☐ eindeutiger Dokumenttitel, Nachweisnummer und Version
☐ Ausstellungsdatum und klarer Gültigkeitszeitraum
☐ vollständige Firmierung und Anschrift des Lizenznehmers
☐ Kundennummer, Standorte und Räume
☐ vollständige Anbieter- und Ausstellerangaben
☐ konkrete öffentliche beziehungsweise gewerbliche Nutzung
☐ räumlicher Geltungsbereich und Zahl der Wiedergabestellen
☐ Musikquelle: Stream, Offline-Player, Datei oder Veranstaltung
☐ Verweis auf sämtliche Anlagen
☐ Name, Funktion und Autorisierung des Ausstellers
Repertoire und Urheber
☐ jeder Titel mit exakter Bezeichnung und Version
☐ Album, Katalognummer, ISRC oder Labelcode, soweit vorhanden
☐ vollständige Namen aller Komponisten
☐ vollständige Namen aller Textdichter
☐ vollständige Namen aller Bearbeiter
☐ Pseudonyme eindeutig bürgerlichen Namen zugeordnet
☐ beteiligte Verlage und weitere Rechteinhaber
☐ titelbezogene Erklärung zum Verwertungsgesellschaftsstatus
☐ Regelung für spätere Statusänderungen
☐ versionierte und datierte Repertoireliste
Aufnahme, Künstler und Rechtekette
☐ Interpreten und ausübende Künstler erfasst
☐ Produzent oder Tonträgerhersteller benannt
☐ Rechte an der konkreten Aufnahme bestätigt
☐ öffentliche Wiedergabe ausdrücklich erlaubt
☐ Anbieter zur Lizenzierung oder Unterlizenzierung berechtigt
☐ keine erkennbaren Lücken in der Rechtekette
☐ geeignete Belege auf Nachfrage verfügbar
☐ Freistellung ergänzt, ersetzt aber keine Einzelnachweise
Betrieb und Archivierung
☐ nur freigegebene Geräte und Musikquellen
☐ private Streamingkonten ausgeschlossen
☐ Mitarbeitende dürfen keine ungeprüften Playlists zuschalten
☐ Abspielhistorien oder Setlists werden gesichert
☐ historische Katalogstände archiviert
☐ neue Standorte und Nutzungsarten werden vorab geprüft
☐ verantwortliche Person für Musikrechte benannt
☐ Anbieterwechsel und Vertragsende dokumentiert
☐ GEMA-Meldungen und Prüfergebnisse in der Rechteakte gespeichert
Nachweisorganisation mit PureLicence
PureLicence richtet seine Business-Musiklösungen auf gewerbliche Anwendungen aus. Für Unternehmen ist entscheidend, dass Nutzungsrechte, Repertoire und tatsächliche Wiedergabe gemeinsam dokumentiert werden.
Für eine besonders belastbare Unternehmensakte sollten neben der Lizenzbestätigung die tatsächlich genutzten Titel, Urheberdaten, Standortfreigaben und Abspielhistorien archiviert werden.
PureLicence Abo-Pakete für Unternehmen
Für Unternehmen, Filialisten und Vielnutzer bietet PureLicence GEMA- und GVL-freie Business-Musik, Streams und dokumentierbare Nutzungsrechte.
Abo-Pakete ansehenFAQ – häufige Fragen
Gibt es ein gesetzlich vorgeschriebenes GEMA-Freistellungszertifikat?
Nein. Es gibt kein einzelnes Universalzertifikat, das jede spätere Prüfung automatisch beendet. Entscheidend ist die konkrete, prüffähige Dokumentation.
Reicht „Der Künstler ist nicht bei der GEMA“?
Nein. Es können mehrere Urheber, Verlage oder ausländische Verwertungsgesellschaften beteiligt sein.
Reicht ein Bandname?
Nein. Die natürlichen Personen hinter Komposition, Text und Bearbeitung sollten benannt werden.
Muss auch der Texter genannt werden?
Ja. Bei Werken mit Text gehören sämtliche Textdichter in die Urheberdokumentation.
Reicht ein allgemeiner Vertrag mit einem GEMA-freien Anbieter?
Ein Vertrag ist wichtig, sollte aber durch konkrete Repertoire-, Urheber- und Aufnahmedaten ergänzt werden.
Muss der Nachweis auch GVL-Rechte berücksichtigen?
Die GVL-Frage ist von der GEMA-Repertoirefrage zu unterscheiden. Für die legale Nutzung der Aufnahme müssen aber auch die Rechte der ausübenden Künstler und des Tonträgerherstellers geklärt sein.
Was gilt bei einem dynamischen Stream?
Versionierte Kataloglisten und eine Abspielhistorie sollten sicherstellen, dass der konkrete Prüfzeitraum rekonstruierbar bleibt.
Muss jeder Standort genannt werden?
Bei standortbezogenen Lizenzen ja. Bei Mehrstandort- oder Konzernlizenzen sollte eine aktuelle Standortanlage Bestandteil des Nachweises sein.
Fazit: Ein Freistellungsnachweis ist ein Beweispaket, kein Siegel
Ein belastbarer GEMA-Freistellungsnachweis besteht 2026 nicht aus einem dekorativen Zertifikat. Er muss prüfbar machen, welche Werke tatsächlich verwendet wurden, wer an ihnen beteiligt ist und weshalb die maßgeblichen Rechte nicht von der GEMA oder einer verbundenen Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden.
Unternehmen sollten deshalb auf vollständige Titellisten, sämtliche Komponisten und Textdichter, nachvollziehbare Rechteketten, geklärte Aufnahmerechte, eine konkrete Business-Lizenz und eine dokumentierte Abspielhistorie bestehen.
Ein allgemeiner Anbieter-Vertrag oder eine Freistellungsklausel kann ergänzen, die titelbezogene Prüfung aber nicht ersetzen.
Der wichtigste Satz zum Mitnehmen: Ein belastbarer Nachweis dokumentiert nicht nur „GEMA-frei“, sondern welche Musik, welche Urheber, welche Rechte, welcher Zeitraum, welcher Standort und welche tatsächliche Wiedergabe.
Weitere Informationen zu PureLicence:
purelicence.de
Quellen- und Rechtsstand
Stand der zugrunde liegenden PureLicence-Vorlage: 22. Juli 2026. Genannte Grundlagen in Auswahl:
- GEMA: Anmeldung und Nachweis GEMA-freier Musik
- GEMA: Repertoireprüfung bei Musiknutzung in Betrieben
- LG Frankenthal, Urteil vom 18.03.2025, Az. 6 S 4/24
- BGH: Rechtsprechung zur GEMA-Vermutung
- § 15 UrhG – öffentliche Wiedergabe
- § 64 UrhG – Schutzfrist
- § 85 UrhG – Rechte des Tonträgerherstellers
- PureLicence: purelicence.de
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Ob ein Nachweis im konkreten Einzelfall genügt, hängt von Repertoire, Rechtekette, Nutzungsart, Vertragsinhalt und den vorgelegten Unterlagen ab. Bei streitigen Forderungen oder komplexen Filial- und Veranstaltungsmodellen ist eine individuelle urheberrechtliche Prüfung empfehlenswert.