Einleitung

Viele Anbieter werben mit einem „GEMA-Zertifikat“, einer „Freistellungserklärung“ oder einem pauschalen Hinweis auf GEMA-freie Musik. Für Unternehmen klingt das zunächst beruhigend. Bei einer Nachfrage der GEMA oder in einem gerichtlichen Verfahren entscheidet jedoch nicht die Überschrift des Dokuments, sondern ob die Angaben konkret, vollständig, widerspruchsfrei und überprüfbar sind.

Die GEMA verlangt auch bei ausschließlich GEMA-freier öffentlicher Musiknutzung einen Nachweis. Ihr offizieller Fragebogen zur Repertoireprüfung fragt unter anderem nach Musiktitel, Komponist, Texter, Bearbeiter und Verlag. Die Repertoiresuche der GEMA ist dagegen ausdrücklich nur ein unverbindlicher erster Anhaltspunkt.

Zusätzliche Bedeutung hat das Urteil des Landgerichts Frankenthal vom 18. März 2025. Danach kann die bloße Behauptung, ausschließlich GEMA-freie Musik zu nutzen, ebenso unzureichend sein wie die Vorlage eines allgemeinen Anbieter-Vertrags. Benötigt werden konkrete Angaben zu jedem verwendeten Werk und zu sämtlichen beteiligten Urhebern. Ein Bandname allein ersetzt die Namen der natürlichen Personen nicht.

Dieser Beitrag zeigt, wie ein prüffähiges Nachweispaket 2026 aufgebaut sein sollte, welche Mindestangaben unverzichtbar sind, welche ergänzenden Dokumente Unternehmen archivieren sollten und welche typischen Fehler einen vermeintlich sicheren Nachweis entwerten.

Begriffliche Klarstellung

Ein „GEMA-Freistellungsnachweis“ ist kein gesetzlich normiertes Universalformular, das jede spätere Prüfung automatisch ausschließt. Gemeint ist ein Dokumentenpaket, mit dem ein Unternehmen nachvollziehbar belegt, dass die konkret genutzten Werke nicht vom GEMA-Repertoire erfasst sind und dass die öffentliche beziehungsweise gewerbliche Nutzung wirksam lizenziert wurde.

Inhaltsverzeichnis

Was ein GEMA-Freistellungsnachweis tatsächlich leisten muss
Warum ein pauschales Zertifikat häufig nicht ausreicht
Die zwölf Pflichtbausteine eines belastbaren Nachweises
Musteraufbau für Zertifikat und Anlagen
GEMA-frei, GVL-frei und gewerblich lizenziert
Ablauf im Unternehmen: vom Anbietercheck bis zur GEMA-Prüfung
Praxisbeispiele für Unternehmen und Veranstaltungen
Typische Fehler und rote Flaggen
Die große Unternehmens-Checkliste
Nachweisorganisation mit PureLicence
Fazit
FAQ – häufige Fragen
Quellen und Rechtsgrundlagen

1. Was ein GEMA-Freistellungsnachweis tatsächlich leisten muss

Kurzantwort

Der Nachweis muss der GEMA oder einem Gericht ermöglichen, die konkrete Musiknutzung titelbezogen zu prüfen. Er sollte eindeutig zeigen, wer welche Musik wann, wo, wie und auf welcher Rechtegrundlage öffentlich verwendet hat – und wer Komposition, Text, Bearbeitung und Aufnahme kontrolliert.

1.1 Drei verschiedene Fragen dürfen nicht vermischt werden

Ein rechtlich belastbarer Nachweis beantwortet drei voneinander getrennte Fragen:

Repertoirefrage: Gehören die verwendeten Werke zum von der GEMA oder einer verbundenen ausländischen Verwertungsgesellschaft wahrgenommenen Repertoire?
Lizenzfrage: Hat das Unternehmen vom tatsächlichen Rechteinhaber die erforderlichen Rechte für die konkrete gewerbliche oder öffentliche Nutzung erhalten?
Aufnahmefrage: Sind neben Komposition und Text auch die Rechte der ausübenden Künstler und des Tonträgerherstellers beziehungsweise Produzenten geklärt?

Ein Dokument kann die erste Frage richtig beantworten und trotzdem bei der zweiten oder dritten Frage Lücken aufweisen. Deshalb ist „nicht bei der GEMA“ nicht gleichbedeutend mit „frei nutzbar“.

1.2 „Freistellung“ und „Nachweis“ sind nicht dasselbe

Eine vertragliche Freistellungsklausel bedeutet regelmäßig, dass ein Anbieter seinen Kunden unter bestimmten Voraussetzungen von Ansprüchen Dritter freistellen oder entstandene Schäden übernehmen will. Das kann wirtschaftlich hilfreich sein. Eine solche Klausel beweist aber noch nicht, dass die konkret abgespielten Titel tatsächlich GEMA-frei sind.

Für die Repertoireprüfung benötigt die GEMA vor allem überprüfbare Werkdaten. Eine Freistellungsklausel ist deshalb ein ergänzender Schutz zwischen Anbieter und Kunde – kein Ersatz für Titelliste, Urheberangaben und Rechtekette.

1.3 Absolute Rechtssicherheit kann kein einzelnes PDF garantieren

Auch ein sehr gutes Zertifikat kann nur den dokumentierten Sachverhalt und den angegebenen Zeitraum abdecken. Ändert sich das Repertoire, tritt ein Urheber einer Verwertungsgesellschaft bei, läuft eine Lizenz aus oder wird eine nicht freigegebene Quelle zugeschaltet, muss die Dokumentation aktualisiert werden. Rechtssicherheit entsteht daher aus dem Zusammenspiel von korrektem Anbieter, vollständigen Unterlagen und kontrollierter betrieblicher Nutzung.

2. Warum ein pauschales Zertifikat häufig nicht ausreicht

2.1 Die GEMA verlangt eine prüffähige Repertoiregrundlage

Die GEMA erklärt für 2026 ausdrücklich, dass auch GEMA-freie Musik bei öffentlicher Nutzung angemeldet beziehungsweise nachgewiesen werden soll. Für dauerhafte Musiknutzung in Betrieben verweist sie auf eine Repertoireprüfung. Das offizielle Formular enthält eine Titelliste mit den Spalten Musiktitel, Komponist, Texter, Bearbeiter und Verlag.

Diese Struktur zeigt den praktischen Mindestmaßstab: Eine pauschale Aussage wie „Alle Titel unseres Portals sind GEMA-frei“ ermöglicht keinen Abgleich einzelner Werke und Beteiligter.

2.2 Die Lehren aus dem Urteil des LG Frankenthal 2025

Das Landgericht Frankenthal hat in seinem Urteil vom 18. März 2025, Aktenzeichen 6 S 4/24, die Anforderungen an die Widerlegung der GEMA-Vermutung konkretisiert. Nach den veröffentlichten Entscheidungsnachweisen und der juristischen Auswertung sind insbesondere folgende Punkte relevant:

Die bloße Behauptung, ausschließlich GEMA-freie Musik zu nutzen, genügt nicht.
Alle beteiligten Urheber eines Werks müssen benannt werden; bei Songs mit Text gehört der Textdichter dazu.
Die Angabe eines Band- oder Gruppennamens reicht nicht, weil Urheber natürliche Personen sind.
Nutzer können die Recherche nach Komponisten und Textern nicht einfach auf die GEMA verlagern.
Zur eindeutigen Zuordnung kann bei Namensgleichheit oder Pseudonymen eine zusätzliche Identifikation, gegebenenfalls auch das Geburtsdatum, erforderlich sein.
Ein allgemeiner Vertrag mit einem Anbieter GEMA-freier Musik kann allein unzureichend sein, wenn die konkret genutzten Werke und Urheber nicht prüfbar dokumentiert sind.

Praxisfolge für Unternehmen

Das sicherste Dokument ist nicht das mit dem größten Siegel, sondern das mit der besten Prüfbarkeit. Je genauer jeder abgespielte Titel und jede Rechteposition dokumentiert ist, desto geringer ist das Risiko von Rückfragen, vorläufigen Rechnungen oder Beweisproblemen.

2.3 Die GEMA-Repertoiresuche ist kein abschließender Freistellungsbescheid

Die GEMA weist selbst darauf hin, dass ihre Repertoiresuche unverbindlich und lediglich ein erster Anhaltspunkt ist. Das Fehlen eines Titels in der Suchmaske beweist daher nicht automatisch, dass keine GEMA- oder Auslandsrechte betroffen sind. Unternehmen sollten die Repertoiresuche als Kontrollschritt nutzen, aber nicht als einziges Beweismittel.

3. Die zwölf Pflichtbausteine eines belastbaren Nachweises

3.1 Eindeutige Bezeichnung des Dokuments

Das Dokument sollte klar erkennen lassen, ob es sich um einen Lizenznachweis, eine Repertoirebestätigung, eine Rechteerklärung oder eine ergänzende Freistellung handelt. Empfehlenswert sind eine eindeutige Nachweisnummer, Versionsnummer, Ausstellungsdatum und ein Hinweis auf die zugehörigen Anlagen.

3.2 Vollständige Angaben zum Lizenznehmer

Erforderlich sind der vollständige Firmenname, Rechtsform, Geschäftsanschrift und – soweit vorhanden – Handelsregisterangaben. Bei Filialunternehmen sollten die erfassten Standorte entweder im Hauptdokument oder in einer Standortanlage aufgeführt sein. Der Nachweis muss eindeutig dem Unternehmen zugeordnet werden können, das die Musik tatsächlich öffentlich wiedergibt.

3.3 Vollständige Angaben zum Anbieter und Rechtegeber

Der Aussteller sollte mit Firma, Rechtsform, Anschrift, vertretungsberechtigter Person und erreichbarer Kontaktstelle genannt sein. Zusätzlich sollte erklärt werden, auf welcher Grundlage der Anbieter die Rechte vergibt: eigene Produktion, direkte Verträge mit Komponisten, Übertragung durch ein Label oder eine lückenlose Lizenzkette.

3.4 Exakte Beschreibung der erlaubten Nutzung

Der Nachweis muss zur tatsächlichen Nutzung passen. Dazu gehören insbesondere öffentliche Hintergrundmusik, Wiedergabe im Geschäft, Nutzung in Kursen, bei Veranstaltungen, in mehreren Räumen, über einen Stream oder offline. Gebiet, Anzahl der Standorte, Zeitraum, Geräte beziehungsweise Zugangswege und gegebenenfalls die erlaubte Zahl gleichzeitiger Wiedergaben sollten eindeutig sein.

3.5 Titelbezogene Repertoireliste

Jeder tatsächlich nutzbare oder abgespielte Titel sollte eindeutig identifizierbar sein. Sinnvolle Felder sind Titel, Version oder Mix, interne Katalognummer, Album, Laufzeit, ISRC, Labelcode und Veröffentlichungsjahr. Bei dynamischen Streams ist eine exportierbare Repertoireliste plus Abspielhistorie besonders wichtig.

3.6 Vollständige Namen sämtlicher Urheber

Für jedes Werk sind alle Komponisten, Textdichter und Bearbeiter mit vollständigem bürgerlichem Namen zu nennen. Pseudonyme oder Künstlernamen sollten zusätzlich aufgeführt und eindeutig dem bürgerlichen Namen zugeordnet werden. Bei Namensgleichheit kann ein weiteres Identifikationsmerkmal erforderlich sein. Personenbezogene Daten sollten nur im notwendigen Umfang verarbeitet und geschützt gespeichert werden.

3.7 Verlage und sonstige Rechteinhaber

Ist ein Musikverlag, Co-Verlag oder sonstiger Rechteinhaber beteiligt, gehört dieser in die Titeldokumentation. Der Anbieter sollte deutlich machen, wer die relevanten Rechte aktuell hält und ob Rechte an Dritte übertragen wurden.

3.8 Erklärung zur Nichtwahrnehmung durch Verwertungsgesellschaften

Die Rechteerklärung sollte sich nicht auf den Satz „Der Künstler ist kein GEMA-Mitglied“ beschränken. Belastbarer ist eine titel- und zeitraumbezogene Bestätigung, dass die für die konkrete Nutzung erforderlichen Rechte nicht von der GEMA oder einer über Gegenseitigkeitsverträge verbundenen ausländischen Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden. Außerdem sollte eine Informationspflicht für spätere Statusänderungen vorgesehen sein.

3.9 Nachweis der Rechtekette

Zwischen Urheber, Künstler, Produzent, Label, Anbieter und Endkunde darf keine Lücke bestehen. Unternehmen müssen nicht zwingend jeden Künstlervertrag vollständig erhalten. Der Anbieter sollte aber verbindlich bestätigen, dass er die erforderlichen Rechte wirksam erworben hat, und auf Nachfrage geeignete Belege vorlegen können.

3.10 Klärung der Leistungsschutzrechte

Neben Komposition und Text sind die konkrete Aufnahme, die Leistungen der Musiker und Sänger sowie die Rechte des Tonträgerherstellers zu beachten. Ein guter Nachweis benennt Interpreten und Produzenten beziehungsweise bestätigt ausdrücklich, dass die Rechte an der Aufnahme und der öffentlichen Wiedergabe innerhalb der Lizenz abgedeckt sind.

3.11 Laufzeit, Aktualität und Änderungsmechanismus

Der Nachweis muss erkennen lassen, für welchen Zeitraum er gilt. Bei Abos oder wechselnden Katalogen sollte festgelegt sein, wie neue Titel aufgenommen, entfernte Titel dokumentiert und historische Repertoirestände archiviert werden. Wichtig ist, dass ein Unternehmen auch Monate oder Jahre später belegen kann, welche Musik im relevanten Zeitraum verfügbar und tatsächlich abgespielt war.

3.12 Datum, Autorisierung und überprüfbare Echtheit

Das Dokument sollte durch eine vertretungsberechtigte Person oder ein nachvollziehbares elektronisches Verfahren ausgestellt sein. Name, Funktion, Datum, Kontaktmöglichkeit und gegebenenfalls digitale Signatur, Prüfcode oder Kundenportal-Referenz erhöhen die Beweiskraft. Automatisch erzeugte Downloads sollten unveränderbare Nachweisnummern und einen klaren Bezug zur Buchung enthalten.

4. Musteraufbau für Zertifikat und Anlagen

In der Praxis empfiehlt sich ein zweiteiliger Aufbau: ein kompaktes Hauptzertifikat für die Lizenz und mehrere detaillierte Anlagen für Repertoire und Rechte. So bleibt der Nachweis lesbar, ohne die entscheidenden Einzeldaten zu verlieren.

Baustein	Empfohlener Inhalt
A. Dokumentkopf	Titel des Nachweises, Nachweisnummer, Version, Ausstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum
B. Lizenznehmer	Firma, Rechtsform, Anschrift, Kundennummer, Standorte oder Standortanlage
C. Rechtegeber	Anbieter, Anschrift, Vertretungsberechtigter, Kontakt, Grundlage der Rechteübertragung
D. Nutzungsumfang	Öffentliche Wiedergabe, Räume, Standorte, Gebiet, Zeitraum, Stream/Offline, Geräte, Events
E. Repertoireanlage	Titel, Version, Katalog-ID, ISRC, Album, Laufzeit, Komponisten, Texter, Bearbeiter, Verlag
F. Aufnahme- und Künstlerrechte	Interpreten, Produzent/Tonträgerhersteller, Bestätigung der Leistungsschutzrechte
G. Verwertungsgesellschaftsstatus	Titelbezogene Erklärung zu GEMA und verbundenen ausländischen Gesellschaften
H. Rechtekette	Bestätigung des wirksamen Rechteerwerbs und der Berechtigung zur Unterlizenzierung
I. Aktualisierung	Änderungsdienst, neue Versionen, Archivierung alter Repertoirestände, Statusänderungsmeldung
J. Authentifizierung	Name und Funktion des Ausstellers, Unterschrift oder digitaler Prüfmechanismus

4.1 Beispiel für eine belastbare Kernerklärung

Musterformulierung – nur als Strukturbeispiel

Der Anbieter bestätigt, dass die in Anlage 1 einzeln bezeichneten Werke im angegebenen Lizenzzeitraum hinsichtlich der für die vereinbarte öffentliche Wiedergabe erforderlichen Werkrechte nicht durch die GEMA oder eine über Gegenseitigkeitsverträge verbundene ausländische Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden. Der Anbieter bestätigt ferner, zur Einräumung der in Abschnitt 3 beschriebenen Nutzungsrechte sowie der erforderlichen Rechte an den bezeichneten Aufnahmen berechtigt zu sein. Änderungen des Verwertungsgesellschaftsstatus werden dem Lizenznehmer unverzüglich mitgeteilt.

Eine solche Formulierung ersetzt weder die konkrete Repertoireanlage noch eine auf den Einzelfall zugeschnittene Vertragsprüfung. Sie zeigt lediglich, welche Aussagen ein professioneller Nachweis inhaltlich verbinden sollte.

4.2 Welche Anlagen besonders wichtig sind

Anlage 1: vollständige Titelliste mit sämtlichen Urhebern und Verlagen
Anlage 2: Standorte, Räume und freigegebene Wiedergabearten
Anlage 3: Rechteinhaber- oder Künstlererklärungen beziehungsweise dokumentierte Rechtekette
Anlage 4: Angaben zu Interpreten, Produzenten und den Rechten an den Aufnahmen
Anlage 5: Abspielhistorie, Setlist oder Stream-Log für den geprüften Zeitraum
Anlage 6: Lizenzvertrag, Rechnung und Nachweis der gültigen Vertragslaufzeit
Anlage 7: bisherige GEMA-Korrespondenz und schriftliches Ergebnis der Repertoireprüfung

5. GEMA-frei, GVL-frei und gewerblich lizenziert

5.1 Die Werkrechte

Komposition, Liedtext und Bearbeitung sind urheberrechtlich geschützte Leistungen. Die GEMA nimmt für ihre Berechtigten insbesondere Rechte an diesen Werken wahr. Der Nachweis muss deshalb sämtliche beteiligten Urheber erfassen und erklären, wer die relevanten Rechte kontrolliert.

5.2 Die Rechte an der Aufnahme

Die konkrete Aufnahme kann unabhängig vom Werk geschützt sein. Sänger, Musiker und Produzenten beziehungsweise Tonträgerhersteller haben eigene Rechte. Ein Unternehmen sollte deshalb nicht nur „GEMA-frei“, sondern auch die Erlaubnis zur Nutzung genau dieser Aufnahme dokumentieren. Der Begriff „GVL-frei“ wird in der Praxis verwendet, sollte jedoch durch eine konkrete Rechteerklärung ersetzt oder ergänzt werden.

5.3 Die Business-Lizenz

Eine privat erworbene Datei, CD oder Streaming-Mitgliedschaft berechtigt nicht automatisch zur öffentlichen Wiedergabe. Der Nachweis muss die gewerbliche Nutzung ausdrücklich abdecken. Dazu gehört beispielsweise die Wiedergabe für Kunden und Gäste in Geschäftsräumen. Werden zusätzlich Videos, Social Ads, Podcasts oder Werbung produziert, müssen diese Nutzungsarten separat enthalten sein.

6. Ablauf im Unternehmen: vom Anbietercheck bis zur GEMA-Prüfung

Einsatz definieren: Standorte, Räume, Zielgruppen, Musikquellen und Nutzungsarten erfassen.
Anbieter prüfen: Rechtekette, Repertoiredaten, Business-Lizenz, Leistungsschutzrechte und Aktualisierungsprozess schriftlich abfragen.
Nachweispaket anlegen: Zertifikat, Vertrag, Rechnung, Repertoireliste, Rechteerklärungen und Standortanlage zentral speichern.
Technik begrenzen: Nur freigegebene Streams und Geräte zulassen; private Konten und spontane Mitarbeiter-Playlists ausschließen.
Nutzung dokumentieren: Setlists, Abspielhistorien oder periodische Katalog-Snapshots exportieren und unveränderbar archivieren.
GEMA-Verfahren beachten: Öffentliche Veranstaltungen anmelden und Setlists einreichen; bei dauerhafter Musiknutzung Lizenz beziehungsweise Zertifikat und Repertoiredaten zur Prüfung übermitteln.
Schriftliches Ergebnis sichern: Rückfragen vollständig beantworten und die abschließende GEMA-Korrespondenz zur Rechteakte nehmen.
Regelmäßig aktualisieren: Anbieterwechsel, neue Standorte, neue Titel und geänderte Lizenzen zeitnah dokumentieren.

6.1 Aufbau einer digitalen Rechteakte

Für jedes Unternehmen empfiehlt sich eine zentrale digitale Rechteakte. Eine mögliche Ordnerstruktur lautet:

01 Vertrag und Rechnungen
02 aktueller Lizenz- und Freistellungsnachweis
03 Repertoirelisten und Urheberdaten
04 Rechte an Aufnahmen und Künstlererklärungen
05 Standorte und Nutzungsarten
06 Abspielhistorien und Setlists
07 GEMA-Meldungen und Antworten
08 historische Versionen und Anbieterwechsel

6.2 Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Die beste Dokumentation hilft wenig, wenn Mitarbeitende unkontrolliert andere Musikquellen einschalten. Benennen Sie daher eine verantwortliche Person für Musikrechte, legen Sie verbindliche Freigaben fest und dokumentieren Sie, wer Streams, Playlists oder Geräte ändern darf. Filialen sollten nicht eigenständig private Musikdienste hinzufügen können.

7. Praxisbeispiele für Unternehmen und Veranstaltungen

7.1 Café mit dauerhaftem GEMA-freiem Radiostream

Das Café erhält eine Business-Lizenz für einen definierten Standort. Der Anbieter liefert ein Zertifikat, eine aktuelle Repertoireliste mit sämtlichen Urhebern und Angaben zu den Aufnahmerechten. Zusätzlich speichert das Café monatliche Abspielprotokolle. Bei einer GEMA-Anfrage können Lizenz, Repertoire und konkrete Nutzung gemeinsam eingereicht werden.

7.2 Fitnesskette mit 25 Studios

Ein allgemeiner Konzernvertrag ohne Standortliste ist zu ungenau. Empfehlenswert sind eine Masterlizenz, eine Anlage mit allen Studios, zentral verwaltete Geräte, eine versionsgeführte Katalogliste und standortbezogene Logs. Kursmusik und Hintergrundmusik sollten getrennt dokumentiert werden, wenn unterschiedliche Programme laufen.

7.3 Einmalige Firmenveranstaltung

Die Veranstaltung wird nach dem aktuellen GEMA-Verfahren angemeldet. Nach der Veranstaltung wird eine vollständige Setlist eingereicht. Zu jedem Titel liegen Lizenz und Urheberangaben vor. Der Hinweis „DJ spielt nur GEMA-frei“ genügt nicht, wenn die tatsächliche Setlist fehlt.

7.4 Song mit Künstlernamen und mehreren Autoren

Der Track wird von einer Band unter einem Fantasienamen veröffentlicht. Im Nachweis stehen zusätzlich die bürgerlichen Namen aller Komponisten und Texter sowie die Zuordnung ihrer Pseudonyme. Dadurch kann die GEMA die Beteiligten eindeutig prüfen.

7.5 Dynamischer Stream mit laufend neuen Titeln

Ein einmal ausgestelltes statisches Zertifikat reicht für einen sich ändernden Katalog nicht. Der Anbieter sollte versionierte Repertoireexports und historische Abspielprotokolle bereitstellen. Das Unternehmen archiviert die jeweils gültige Lizenz und den Katalogstand des Prüfzeitraums.

7.6 Gemischte Playlist

Eine Playlist enthält 98 GEMA-freie und zwei bekannte GEMA-Titel. Das Gesamtprogramm darf nicht pauschal als GEMA-frei dargestellt werden. Für die beiden GEMA-Titel ist die entsprechende Lizenzierung erforderlich; die freie Dokumentation schützt nicht vor der Vergütungspflicht für das enthaltene GEMA-Repertoire.

7.7 Alte klassische Komposition in neuer Aufnahme

Das ursprüngliche Werk kann gemeinfrei sein. Die moderne Aufnahme und eine neue Bearbeitung können trotzdem geschützt sein. Der Nachweis muss daher nicht nur den Komponisten des historischen Werks, sondern auch Bearbeiter, Orchester, Künstler und Produzenten der konkreten Aufnahme berücksichtigen.

8. Typische Fehler und rote Flaggen

Rote Flagge	Warum problematisch
Nur ein Werbesatz	„100 % GEMA-frei“ ohne Titel- und Urheberliste ist nicht prüffähig.
Nur Band- oder Künstlername	Benötigt werden die natürlichen Personen hinter Komposition, Text und Bearbeitung.
Unklare Formulierung	„Nach unserem Wissen“ ohne verbindliche Rechteerklärung und Belege ist schwach.
Keine Auslandsprüfung	Ein Nichtmitglied der GEMA kann über eine ausländische Gesellschaft vertreten sein.
Keine Aufnahmerechte	Die Werkrechte sind geklärt, aber Interpret und Produzent der Aufnahme fehlen.
Private Lizenz	Das Dokument erlaubt nur private oder redaktionelle Nutzung, nicht die öffentliche Wiedergabe im Betrieb.
Keine Standortabdeckung	Der Vertrag nennt einen Kunden, aber nicht die tatsächlich beschallten Filialen.
Keine historische Dokumentation	Der aktuelle Katalog kann nicht belegen, welche Titel vor zwei Jahren abgespielt wurden.
Keine Änderungsmeldung	Der Status eines Urhebers ändert sich, der Kunde wird jedoch nicht informiert.
Freistellung statt Beweis	Eine Haftungsübernahme des Anbieters wird fälschlich als Repertoireprüfung behandelt.
Offene Mitarbeitergeräte	Trotz sauberer Business-Lösung wird zwischendurch Spotify oder YouTube eingeschaltet.
GEMA-Schreiben ignorieren	Unvollständige oder verspätete Reaktion verschlechtert die Beweislage.

9. Die große Unternehmens-Checkliste

9.1 Checkliste: Angaben im Hauptnachweis

☐ Eindeutiger Dokumenttitel, Nachweisnummer und Version

☐ Ausstellungsdatum und klarer Gültigkeitszeitraum

☐ Vollständige Firmierung und Anschrift des Lizenznehmers

☐ Kundennummer sowie erfasste Standorte und Räume

☐ Vollständige Angaben zum Anbieter und Aussteller

☐ Konkrete Beschreibung der gewerblichen beziehungsweise öffentlichen Nutzung

☐ Räumlicher Geltungsbereich und Zahl der Wiedergabestellen

☐ Technische Musikquelle: Stream, Offline-Player, Datei oder Veranstaltung

☐ Verweis auf sämtliche Anlagen

☐ Name, Funktion und Autorisierung des Ausstellers

9.2 Checkliste: Repertoire und Urheber

☐ Jeder Titel mit exakter Bezeichnung und Version

☐ Album, Katalognummer und gegebenenfalls ISRC oder Labelcode

☐ Vollständige Namen aller Komponisten

☐ Vollständige Namen aller Textdichter

☐ Vollständige Namen aller Bearbeiter

☐ Bürgerliche Namen und eindeutige Zuordnung bei Pseudonymen

☐ Beteiligte Verlage und weitere Rechteinhaber

☐ Titelbezogene Erklärung zum Verwertungsgesellschaftsstatus

☐ Regelung für spätere Statusänderungen

☐ Versionierte und datierte Repertoireliste

9.3 Checkliste: Aufnahmen, Künstler und Rechtekette

☐ Interpreten und ausübende Künstler erfasst

☐ Produzent beziehungsweise Tonträgerhersteller benannt

☐ Rechte an der konkreten Aufnahme bestätigt

☐ Öffentliche Wiedergabe ausdrücklich erlaubt

☐ Berechtigung des Anbieters zur Lizenzierung oder Unterlizenzierung bestätigt

☐ Keine erkennbaren Lücken zwischen Urheber, Label, Anbieter und Kunde

☐ Geeignete Rechtebelege können bei Rückfragen vorgelegt werden

☐ Freistellungsklausel ergänzt, aber ersetzt nicht die Einzelnachweise

9.4 Checkliste: betriebliche Nutzung und Archivierung

☐ Nur freigegebene Geräte und Musikquellen werden genutzt

☐ Private Streamingkonten sind technisch oder organisatorisch ausgeschlossen

☐ Mitarbeitende dürfen keine ungeprüften Playlists zuschalten

☐ Abspielhistorien oder Setlists werden regelmäßig gesichert

☐ Historische Katalogstände bleiben archiviert

☐ Neue Standorte und neue Nutzungsarten werden vorab geprüft

☐ Eine verantwortliche Person betreut Musikrechte und GEMA-Korrespondenz

☐ Anbieterwechsel und Vertragsende werden zeitlich sauber dokumentiert

☐ GEMA-Meldungen und schriftliche Prüfergebnisse sind in der Rechteakte gespeichert

☐ Die Unterlagen werden mindestens so lange aufbewahrt, wie spätere Ansprüche oder Prüfungen praktisch relevant sein können

10. Nachweisorganisation mit PureLicence

Unternehmen benötigen eine Musiklösung, bei der Nutzungsrechte und Repertoire nicht nur werblich versprochen, sondern nachvollziehbar dokumentiert werden. PureLicence beschreibt sein Angebot als klar lizenzierte Musik für gewerbliche Anwendungen und gibt an, zu Lizenzen eine Bestätigung mit genauer Nutzungsbeschreibung bereitzustellen.

Informationen zu Musiklösungen, Tracks und Unternehmenslizenzen finden Sie unter PureLicence – GEMA-freie Musik für Unternehmen.

Für eine besonders belastbare Unternehmensakte sollten zusätzlich zur Lizenzbestätigung die tatsächlich genutzten Titel, Urheberdaten, Standortfreigaben und Abspielhistorien archiviert werden. Gerade bei dynamischen Streams oder mehreren Filialen ist eine zentrale, versionsgeführte Dokumentation entscheidend.

Empfohlener Unternehmensstandard

Lizenznachweis + vollständige Repertoireliste + Rechteerklärung + Standortanlage + Abspielhistorie + schriftliche GEMA-Korrespondenz. Erst dieses Gesamtpaket macht die konkrete Nutzung auch im Nachhinein nachvollziehbar.

11. Fazit

Ein rechtssicherer GEMA-Freistellungsnachweis ist 2026 kein dekoratives Zertifikat, sondern ein prüffähiges Beweispaket. Die GEMA muss erkennen können, welche Werke tatsächlich verwendet wurden, wer an ihnen beteiligt ist und weshalb die maßgeblichen Rechte nicht von ihr oder einer verbundenen Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden.

Unternehmen sollten daher auf vollständige Titellisten, sämtliche Komponisten und Textdichter, eindeutige Rechteketten, geklärte Aufnahmerechte, eine konkrete Business-Lizenz und eine dokumentierte Abspielhistorie bestehen. Ein allgemeiner Anbieter-Vertrag oder eine Freistellungsklausel kann ergänzen, aber die titelbezogene Prüfung nicht ersetzen.

Der wichtigste Satz zum Mitnehmen

Ein belastbarer GEMA-Freistellungsnachweis beantwortet nicht nur die Frage „Ist die Musik GEMA-frei?“, sondern belegt nachvollziehbar: welche Musik, welche Urheber, welche Rechte, welcher Zeitraum, welcher Standort und welche tatsächliche Wiedergabe.

12. FAQ – häufige Fragen

Gibt es ein gesetzlich vorgeschriebenes GEMA-Freistellungszertifikat?

Nein. Es gibt kein einzelnes gesetzliches Universalzertifikat, das jede Prüfung automatisch beendet. Die GEMA akzeptiert Lizenzen oder Zertifikate als Unterlagen, verlangt aber eine prüffähige Repertoiregrundlage. Entscheidend ist der konkrete Inhalt.

Welche Angaben sind das absolute Minimum?

Mindestens erforderlich sind eindeutige Unternehmens- und Anbieterangaben, der konkrete Nutzungsumfang sowie eine vollständige Titelliste mit Komponisten, Textern, Bearbeitern und Verlagen. Zusätzlich sollten die Rechte an der Aufnahme und der Verwertungsgesellschaftsstatus belegt sein.

Reicht die Aussage „Der Künstler ist nicht bei der GEMA“?

Nein. Ein Werk kann mehrere Urheber haben, ein Verlag kann beteiligt sein und Rechte können durch eine ausländische Verwertungsgesellschaft wahrgenommen werden. Die Erklärung muss titelbezogen und vollständig sein.

Reicht ein Bandname in der Urheberliste?

Nein. Nach der 2025 veröffentlichten Rechtsprechung müssen die natürlichen Personen hinter dem Werk benannt werden. Band- und Künstlernamen können zusätzlich aufgeführt werden.

Muss bei einem Song auch der Texter genannt werden?

Ja. Bei Werken mit Text müssen neben den Komponisten auch sämtliche Textdichter genannt werden. Bearbeiter und Verlage sind ebenfalls anzugeben, wenn sie beteiligt sind.

Kann die GEMA die fehlenden Urheber nicht selbst recherchieren?

Darauf sollte sich ein Nutzer nicht verlassen. Die erforderlichen Angaben müssen grundsätzlich vom Unternehmen beziehungsweise seinem Anbieter bereitgestellt werden, damit ein verlässlicher Datenbankabgleich möglich ist.

Reicht ein allgemeiner Vertrag mit einem GEMA-freien Anbieter?

Ein Vertrag ist wichtig, kann allein aber unzureichend sein. Er muss durch konkrete Repertoire- und Urheberdaten ergänzt werden. Genau diese Unterscheidung wurde durch das Urteil des LG Frankenthal 2025 hervorgehoben.

Was bedeutet eine Freistellungsklausel?

Der Anbieter verspricht damit typischerweise, den Kunden bei bestimmten Drittansprüchen wirtschaftlich zu schützen. Die Klausel bindet die GEMA nicht und beweist nicht automatisch die GEMA-Freiheit jedes Titels.

Muss der Nachweis auch GVL-Rechte enthalten?

Die GVL-Frage ist von der GEMA-Repertoirefrage zu unterscheiden. Für die legale Nutzung einer Aufnahme müssen jedoch auch die Rechte der ausübenden Künstler und des Tonträgerherstellers geklärt sein. Ein professioneller Business-Nachweis sollte dies ausdrücklich abdecken.

Was ist bei Pseudonymen zu beachten?

Das Pseudonym sollte eindeutig dem bürgerlichen Namen zugeordnet werden. Bei Namensgleichheit können weitere Identifikationsdaten erforderlich sein. Personenbezogene Angaben sind auf das notwendige Maß zu beschränken und sicher zu verwahren.

Was gilt bei einem dynamischen Musikstream?

Der Anbieter sollte versionierte Kataloglisten und eine Abspielhistorie bereitstellen. Ein Unternehmen muss für den konkreten Prüfzeitraum nachvollziehen können, welche Titel tatsächlich verfügbar und abgespielt waren.

Muss jeder Standort genannt werden?

Bei standortbezogenen Lizenzen ja. Bei einer Mehrstandort- oder Konzernlizenz sollte eine aktuelle Standortanlage Bestandteil des Nachweises sein. Sonst bleibt unklar, ob die konkrete Filiale erfasst ist.

Wie lange sollten die Unterlagen aufbewahrt werden?

Eine starre Spezialfrist für ein sogenanntes Freistellungszertifikat besteht nicht. Praktisch sollten Vertrag, Rechnungen, Repertoirestände, Logs und GEMA-Korrespondenz langfristig und mindestens so lange archiviert werden, wie Ansprüche oder Prüfungen noch realistisch relevant sein können. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für einzelne Dokumente sind zusätzlich zu beachten.

Ist die GEMA-Repertoiresuche ein ausreichender Nachweis?

Nein. Die GEMA bezeichnet die Suche selbst als unverbindlichen ersten Anhaltspunkt. Sie ist ein sinnvoller Kontrollschritt, ersetzt aber keine Rechteerklärung und keine vollständige Titeldokumentation.

Was tun, wenn die GEMA trotz Nachweis eine Rechnung stellt?

Fristgerecht widersprechen beziehungsweise Stellung nehmen, alle Anlagen geordnet einreichen und eine schriftliche Repertoireprüfung verlangen. Bei einer hohen oder streitigen Forderung sollte ein auf Urheberrecht spezialisierter Rechtsanwalt eingeschaltet werden.

Kann ein Unternehmen den Nachweis selbst erstellen?

Ein Unternehmen kann seine Nutzung und Abspielhistorie dokumentieren. Die Aussagen über Urheber, Verwertungsgesellschaftsstatus und Rechtekette müssen jedoch auf belastbaren Informationen des Rechteinhabers oder Anbieters beruhen. Eine reine Eigenerklärung ohne Rechtegrundlage ist schwach.

Was sollte bei einem Anbieterwechsel passieren?

Das Ende der alten und der Beginn der neuen Lizenz müssen dokumentiert werden. Für beide Zeiträume sind die jeweiligen Repertoirelisten und Logs aufzubewahren. Eine alte Freistellung darf nicht automatisch auf den neuen Katalog übertragen werden.

13. Quellen und Rechtsgrundlagen

Die folgenden Quellen wurden für den Informationsstand am 22. Juli 2026 ausgewertet:

GEMA: Muss ich GEMA-freie Musik anmelden? – Anmeldung, Setlist, Nachweis und unverbindliche Repertoiresuche

GEMA: Repertoireprüfung bei Musiknutzung in Betrieben – Offizieller Fragebogen mit Musiktitel, Komponist, Texter, Bearbeiter und Verlag

GEMA: Informationen für Fitnessstudios – Hinweise zur Anmeldung GEMA-freier Musik und zum Einreichen von Lizenz oder Zertifikat

LG Frankenthal, Urteil vom 18.03.2025 – 6 S 4/24 – Entscheidungsnachweis zur Widerlegung der GEMA-Vermutung

Bieringer: Die GEMA-Vermutung im Zeitalter der KI-Musik, 2026 – Juristische Auswertung unter anderem des Urteils LG Frankenthal 6 S 4/24

Bundesgerichtshof: Rechtsprechung zur GEMA-Vermutung – BGH-Nachweis mit Verweisen auf GEMA-Vermutung I und II

15 Urheberrechtsgesetz – Allgemeines zur öffentlichen Wiedergabe – Definition der Öffentlichkeit und Verwertungsrechte
64 Urheberrechtsgesetz – Schutzfrist – Grundsatz: 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers
85 Urheberrechtsgesetz – Rechte des Tonträgerherstellers – Rechte an der konkreten Aufnahme

PureLicence – GEMA-freie Musik für Unternehmen – Unternehmensmusik, Lizenzen und Nachweisbeschreibung

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob ein Nachweis im konkreten Einzelfall genügt, hängt von Repertoire, Rechtekette, Nutzungsart, Vertragsinhalt und den vorgelegten Unterlagen ab. Bei streitigen Forderungen oder komplexen Filial- und Veranstaltungsmodellen ist eine individuelle urheberrechtliche Prüfung empfehlenswert.